Saber quanto custa viajar pode ser mais difícil do que parece; e contar com alternativas é a solução para controlar o orçamento final

Quanto custa viajar a negócios? “Muito caro”, a resposta que provavelmente deve passar na sua cabeça. Isso porque você precisa programar os preparativos para uma viagem que necessita de muito mais do que passagens.

E quando viajar a trabalho é uma rotina, os valores gastos no final do mês podem assustar. Mas será que existe uma alternativa de fortalecer as relações corporativas com reuniões sem tantos custos envolvidos?

Se a sua posição atual é sempre calcular quanto custa viajar para os valores caberem no orçamento, acompanhe:

Além das passagens de avião: Quanto custa viajar?

Uma vez que se faz necessário viajar a trabalho, uma empresa passa a dedicar um orçamento mensal ou pelo período necessário. E quando você começa a fazer as contas, descobre que só as passagens de avião não são o todo de uma conta muito maior.

Saber quanto custa viajar envolve todo um preparativo que deve ser encarado como estratégia de negócios. Afinal, se trata de um meio para desenvolver projetos, fechar acordos, conquistar clientes… Até mesmo realizar treinamentos e auditorias.

Assim, você percebe que as variáveis dos custos são mais complexas do que parecem:

  • As passagens de avião variam de preço por causa da companhia, horário escolhido, voo direto ou com escalas, época de viagem, classes (econômica ou executiva);
  • Táxi até o aeroporto, despache de malas incluso ou não na compra das passagens;
  • Táxi do aeroporto até o hotel e/ou até o local da reunião de negócios;
  • Pacotes de viagens que já incluem estadia em hotel ou hotel e passagens separados têm custos diferentes;
  • Locomoção e alimentação durante a viagem em outro país;
  • Pernoite ou viagens mais longas que exigem estadia de mais dias,
  • Orçamento reservado para imprevistos, como cancelamento de voos e necessidade de prolongar a viagem.

A lista ainda poderia ser maior, mas o fato é que o quanto custa viajar a negócios é uma conta que nem sempre fica abaixo do vermelho…

Adicional de viagem a trabalho

Na conta de quanto custa viajar, é importante considerar o adicional de viagem de trabalho. Isso quando o funcionário que se desloca tem horário fixo comprovado e, portanto, deve receber horas extras se ultrapassar a sua jornada de trabalho, mesmo que em outro país.

Nestes casos, as empresas têm condições de calcular corretamente o adicional de viagem a trabalho a cada vez que o funcionário ultrapassar suas horas diárias. E, então, o orçamento tem que estar preparado para isso também.

Conference call: alternativa para reduzir custos e realizar suas reuniões

Se você chegou até aqui, é porque deseja reduzir os custos e não depender apenas de viagens a negócios. A conference call é a melhor maneira de continuar realizando suas reuniões, mas sem ter de arcar com todas essas despesas ao viajar a trabalho.

É só escolher: áudio ou videoconferência?

Os benefícios e vantagens são inúmeros e o principal deles, reduzir custos e o número de viagens:

  • Otimize o tempo: todos os participantes conversam em tempo real durante a Conference call;
  • E o local? De onde cada um quiser: Interligue pessoas de diferentes países em uma chamada de áudio ou vídeo;
  • Tecnologia especializada para garantir a melhor experiência em suas reuniões a distância;
  • Segurança de dados: as informações compartilhadas estarão sempre seguras.
  • Recurso de apresentações: faça apresentações e envolva os seus clientes e funcionários;
  • Compartilhe documentos;
  • Realize até mais reuniões durante a semana e contrate o serviço de áudio ou videoconferência de acordo com a quantidade de reuniões que você precisar,
  • Interface web para controlar o que acontece durante a reunião.

Esqueça quanto custa viajar: use audioconferência

Já imaginou poder conversar com quantas pessoas quiser em uma chamada de áudio? De qualquer tipo de telefone, em qualquer horário e lugar do mundo? Sala de conferência virtual, senha e número de acesso dedicados exclusivamente para a sua empresa?

Sem instalações, sem aparelhos caros, fácil de usar e de conduzir reuniões corporativas com apresentações de slides. Chamadas três vezes na semana ou todo dia? É você quem decide.

Esqueça quanto custa viajar: use videoconferência

Prefere conversas olho no olho? A videoconferência proporciona essa interação visual: basta a webcam e você conversa pelo navegador da Internet sem a necessidade de instalação de equipamentos caros, de qualquer tipo de dispositivo (computador, tablets e celulares), de qualquer horário e lugar.

Faça apresentações de  slides para os clientes, conduza reuniões incríveis sem sair da empresa.

Saber quanto custa viajar se tornará a menor das preocupações, porque utilizar conference call permite que você e seus funcionários se desloquem menos, continuem realizando suas atividades… E, ainda, com redução de custos mensais.