Você tem um guia de boas práticas para usar as salas de conferências? Veja o que é essencial!
As salas de conferências virtuais se tornaram indispensáveis para realizar reuniões nas empresas, não é mesmo?
Principalmente pela facilidade de conectar pessoas à distância, em qualquer horário, de qualquer lugar, sem perder tempo e ainda com redução de custos.
A pergunta-chave
Mas apesar de todos os benefícios de se realizar encontros à distância, como você conduz suas reuniões em salas de conferências?
Esta pergunta faz toda a diferença para obter melhores resultados e não desperdiçar a eficiência desse tipo de ambiente.
As boas práticas a seguir permitem que você organize melhor suas atividades e ainda consiga manter sua equipe engajada, produtiva e animada para cada reunião.
Confira nosso Guia abaixo!
#1 Reuniões objetivas
Realizar reuniões objetivas é a primeira boa prática em salas de conferências.
Por mais que seja vantajoso reunir pessoas em um ambiente virtual, as resoluções podem ser prejudicadas se o objetivo não for claro.
Então lembre-se da necessidade de reunir seus colaboradores e clientes.
#2 Agendamento
Uma vez que o motivo da reunião está definido e sua importância exige que todos reservem um tempo para participar, agora é a vez de conciliar o horário de cada envolvido no projeto.
As salas de conferência do Conferenciacorp ficam disponíveis durante 24 horas por dia x 365 dias por ano para utilização a qualquer momento.
E são um ótimo meio para realizar desde conversas de negócios à treinamentos, mas para isso, todos precisam estar disponíveis para participar.
#3 Uso das salas de conferências
Todos estão familiarizados com o uso de salas de conferência?
Para evitar problemas no acesso e dúvidas com as funções do serviço de audioconferência, informe com antecedência o modo de funcionamento.
Faça uma checklist com as observações:
- Manual de uso ou instruções;
- Tipo adequado de ambiente que o colaborador deve considerar para evitar ruídos durante o áudio ou videoconferência;
- Teste de equipamentos antes de entrar na sala de conferência,
- Dúvidas verificadas antes da reunião
#4 Teste a sala de conferências
Por mais que realizar testes com antecedência seja necessário, não deixe de verificar se todos têm boa recepção de áudio já na sala de conferência.
Isso garante que todos possam ouvir e ser ouvidos sem interrupções.
#5 Gerencie o tempo
Informe logo no início como a reunião será conduzida e os tópicos que devem ser abordados, isso garante que todos respeitem o tempo na sala de conferência e se envolvam mais nas discussões.
E ter um líder para fazer esse gerenciamento de tempo é importante, essa é a pessoa que além de dar instruções, irá engajar os participantes que não estiverem falando e dará vez para cada presente na sala de conferência.
Resumo
Todos os assuntos foram discutidos? Faltou tempo para chegar a uma conclusão? Muitos convidados faltaram?
Caso isso tenha acontecido, antes de encerrar o uso da sala de conferência, marque um novo encontro e já estabeleça datas para que todos se encontrem novamente nesse ambiente.
Os preparativos devem sempre ser seguidos mesmo que os colaboradores e clientes já estejam acostumados com salas de conferência. Cuidado nunca é demais.
Pós-reunião
#1 Atribuição de responsabilidades
Toda reunião objetiva precisa ter um direcionamento para haver continuidade dos projetos.
Mesmo que não tenha sido possível concluir uma discussão, o que pode ser feito a partir do que foi conversado na sala de conferências?
Com responsabilidades atribuídas, evita-se que a reunião perca o seu propósito inicial.
#2 Relatório
Um relatório final com tudo o que foi discutido e com a atribuição de responsabilidades é essencial para o acompanhamento que será realizado a partir da reunião.
O relatório é um apoio para não se perder de vista o que é esperado de todos até o próximo encontro na sala de conferência.
Salas de conferência na cultura da empresa
E nunca se esqueça de trabalhar com seus colaboradores a importância das salas de audioconferência.
Quanto mais difundido esse meio estiver em seu ambiente profissional, maior a garantia de que a adaptação dos profissionais será rápida.
Com esse Guia de Boas Práticas em Salas de Conferências, você perceberá como o uso das salas de conferência se tornarão muito mais eficiente!
