Trello e o uso de Videoconferência

Trello pode ser o seu novo aliado na organização da videoconferência. Veja como!

Já ouviu falar do Trello? Com ele você pode facilmente gerenciar e organizar sua videoconferência em uma mesma plataforma online.

Para quê? Bem, assim você garante que todos estejam alinhados com as datas, objetivos da reunião, checklists e apresentações.

Se você nunca usou uma ferramenta colaborativa como esta, saiba que o Trello é muito eficiente no uso de videoconferência, principalmente se você deseja mais agilidade.

Para começar, você pode tanto usar o Trello para gerenciar uma única videoconferência ou já preparar várias reuniões que estão marcadas, o que facilita na hora de distribuir funções e organizar as equipes para conversar.

Trello: Como funciona

Mesmo que seja sua primeira vez com a ferramenta, provavelmente você e sua equipe não terão dificuldades de usá-lo. O Trello não é descrito como sistema de quadros por acaso.

Cada quadro possibilita criar quantas colunas de listas quiser e cada lista possui cards ou cartões para você adicionar tarefas específicas. Ou, ainda, você pode criar times que permitem grupos de quadros.

Em cada card de tarefa, você:

• Atribui os membros responsáveis;

• Checklists que mostram o andamento de conclusão de cada item;

• Descrição da tarefa;

• Anexo de arquivos;

• Comentários;

• Data de entrega,

• Compartilhamento do card por link.

Trello: como usar

Agora que você já sabe como funciona o Trello, veja como usar em uma videoconferência. Primeiro, crie um time ou um quadro, você decide o que é mais interessante:

• Quadros por equipes: cada equipe terá um quadro correspondente. Ex: de vendas, TI, diretoria. E as listas compõem as tarefas para a videoconferência de cada um;
• Quadros denominados videoconferência: cada lista serve como fase de gerenciamento da videoconferência, independente da equipe;
• Time de quadros por equipe: considere que as equipes têm um volume grande de informações e por isso precisam de seu próprio grupo de quadros,
• Time de quadros para videoconferência: cada quadro pode ser nomeado por mês ou por fase da videoconferência.

Exemplo:

Crie um quadro chamado “Videoconferência” e quatro colunas de listas:

• Na lista “Checklist”, o passo a passo de convidar pessoas, membros da videoconferência, confirmações, materiais que serão usados, etc.;
• Já na “Apresentação”, os relatórios, vídeos, documentos que serão produzidos e os responsáveis por cada item e data de entrega;
• Na lista “Assunto”, os temas a serem abordados e o desenvolvimento de cada um,
• Em “Relatório de Reunião”, informe o que foi discutido, as tarefas que foram distribuídas e seus responsáveis e o prazo para conclusão.

Estes são apenas exemplos, mas você sempre pode adaptar os quadros e as listas do Trello para o que considerar mais importante para a sua videoconferência.

Outras funções importantes:

• Notificações: novos membros no Quadro do Trello, tarefas atrasadas e muito mais;
• No menu do quadro, relatório de atividades do que foi feito, adicionado, movido e no próprio card de tarefa a mesma função para você ficar por dentro de tudo,
• Calendário para adicionar cards de tarefas, o que é ótimo para agendar novas videoconferências.

Embora o Trello permita integração com alguns aplicativos, entre eles, de chamada por vídeo, a recomendação é que você trabalhe apenas com videoconferência especializada, com tecnologia de alta capacidade e desenvolvida para o mercado corporativo.

Videoconferência e Trello app

A videoconferência foi desenvolvida justamente para que empresas obtenham o melhor de suas reuniões ainda que à distância. Como reunir colaboradores e clientes de qualquer lugar do mundo, realizar apresentações eficientes e ter segurança de informação.

Vale, portanto, auxiliar sua videoconferência com o Trello app instalado no celular:

• Todos os seus colaboradores continuam em sintonia com as tarefas referentes à videoconferência;
• Você gerencia todas as equipes e quadros pelo aplicativo,
• Notificações direto no celular.

Com esses recursos que o Trello e o Trello app proporcionam, suas videoconferências serão ainda mais organizadas, com todos os seus colaboradores e clientes engajados a realizarem as melhores reuniões.