A gente se acostuma a muita coisa, inclusive a um sistema de audioconferência ineficiente. Mas já passou da hora do comodismo e ineficiência acabarem!
O telefone toca e você já sabe que uma reunião está a caminho. O guia de acesso orienta que não há mistério para entrar em contato com outras pessoas em qualquer localização do mundo e então a ação esperada é a de que o serviço de audioconferência funcione.
E uma surpresa, é difícil interagir e todo o passo a passo é muito complexo. Esse é o primeiro sinal de que há algo errado. Como ferramenta de colaboração, ela deveria ser simples e muito fácil de usar, em qualquer nível, por todos os participantes.
Não fique na fila
Por essa ordem, é de grande importância e faz diferença no desempenho da comunicação que o suporte ao serviço de audioconferência esteja presente durante as reuniões, não apenas ao ser contatado por alguém. E a resposta deve ser imediata.
O que significa que é preciso que um técnico exclusivo ou equipe fique à disposição direta da sala de conferência ou aquelas mensagens de “aguarde na fila” será uma constante desagradável. Os pontos são dinâmica e interatividade, e ter que esperar por suporte é algo que não pode acontecer.
Custo x Infraestrutura
Pensando nisso, a infraestrutura e capacidade de atender à demanda de cada caso são cruciais. Se o serviço contratado encarece ao falar de qualidade sem ser o critério inicial de funcionamento, então você saberá que não vale a pena arriscar a rotina de sua empresa com algo que terá alto custo a cada solicitação.
O telefone é tão comum ao dia a dia, que naturalmente contratar audioconferência via linha telefônica é uma boa opção. E então os inúmeros aparelhos, dispositivos e cabos a serem ligados desanimam só de olhar. O investimento é mais absurdo ainda. Antes de contratar, pergunte como é feita a estrutura do serviço.
Alcance global: um bom serviço de audioconferência deve ser o mundo em suas mãos
Cobertura de alcance global
Pronto, hora de contatar um cliente na China e ao verificar com a central de atendimento sobre ligações internacionais, você descobre que a cobertura é limitada (não sendo possível ligar para mais de dez países) e o valor é altíssimo, embora a intenção seja facilitar a saúde profissional de qualquer empresa e negócio.
Procure serviços que atendam a praticamente todos os países, afinal, uma ideia, conversa, reunião, treinamento e outros eventos podem acontecer em qualquer lugar, muitas vezes dependendo de fuso horário diferente. E não podem esperar.
Disponibilidade de acesso e suporte
Por exemplo, se a quantidade de reuniões e eventos varia e é parte natural da rotina de um ambiente corporativo, é sem dúvida uma opção saber que a sala de conferência estará disponível 24 horas por dia, bem como o suporte.
Capacidade de atendimento
Conheça bem as necessidades de sua empresa e verifique se o serviço de audioconferência oferece capacidade para receber mais de mil participantes em uma palestra. Não é bom saber apenas depois da contratação, com a data já divulgada e com os e-mails de acesso enviados, que parte dos convidados para o treinamento educativo não poderá participar.
Capacidade de interação
A reunião com 800 colaboradores e fornecedores está marcada há meses e embora seja de praxe que a equipe do suporte esteja atenta à quantidade de pessoas interagindo, seu sistema não consegue dar conta de controlar quem pediu a vez de falar, entrou ou saiu da sala, atrapalhou o andamento da conversa ou ainda ficou sem áudio e não consegue avisar o técnico porque há uma fila de espera.
Essa é uma das muitas formas de medir a qualidade do serviço prestado. E mesmo em uma reunião menor, com 50 pessoas, espera-se que não haja imprevistos que atrapalhem totalmente o rumo do encontro.
Serviço de confiança e compromisso
Todos esses passos devem ser descritos de maneira simples, a comunicação começa já no documento recebido com orientações de como usar o número de telefone, as senhas de acesso, as salas de conferência, as ferramentas de compartilhamento de dados e de contato com o suporte.
O seu serviço realmente funciona se não houver diferença entre o que foi dito, assinado e pago e o que acontece na prática. Pode não haver letras pequenas no contrato, mas como todo o processo se desenvolve, mostrará o compromisso da parte contratada. A confiança é um princípio que se mantém do começo ao fim.
Sistema de moderadores
E há uma distinção entre os participantes e o acesso também é diferente. Para uma maior organização, há convidados e líderes. Estes últimos são os administradores da conferência e devem ter a condição de dar concessões, permissões e outras ações que o convidado não terá. Isso garante que o líder decida, sem precisar do suporte o tempo todo, o que fazer em casos de confusão que saem do controle e consiga manter o fluxo da reunião sem interrupções.
Gravação disponível para ouvir na hora em que quiser
A opção de gravar a reunião é uma ferramenta dinâmica do serviço de audioconferência, que permite que os participantes tenham acesso ao conteúdo conversado. O líder é quem decide se será disponibilizado ou não e é importante que uma vez liberada, a gravação esteja disponível pouco tempo depois. Com a vida corrida, fará muita diferença que a gravação não atrase.
E mais, é muito útil que o serviço disponibilize senha de acesso para as conferências gravadas, ao invés de o líder ter que responder a cada um, sendo que em geral os eventos têm número grande de participantes.
Na prática, isso fará diferença visível. Ao fim da conversa, ninguém ficará preso, à espera que alguém responda a sua solicitação de ouvir a gravação. Basta ter a senha de acesso.
Plataforma online de apoio e controle
E como parte integrante da dinâmica de comunicação, é bom contar com uma plataforma online que permite controlar as atividades dos presentes, como quem está falando, entrando na sala e até mesmo gerar relatórios, tudo isso sob o controle do líder.
Já pensou que um evento de grande porte não permitiria que todos falassem ao mesmo tempo, mas através dessa plataforma online, perguntas e votações podem ser respondidas e com apuração simultânea? Se a sua empresa usa muito o recurso de votação, essa é uma funcionalidade a considerar.
É preciso optar pelo serviço certo
Serviço que corresponde a todos os pontos chave
Atenção a esses passos básicos deixará o trabalho muito mais completo e eficiente. Na prática, o serviço de audioconferência da Streamtel, o Áudio ConferenciaCorp, oferece todas as qualidades exigidas que coloca empresas de grande e médio porte no controle de suas conferências e com suporte em cada uma das etapas.
Muito simples e com cobertura que abrange números 0800, Local, Toll Free, Nacional e Internacional – com mais de 50 países, possui a infraestrutura necessária para garantir que independente da quantidade de participantes, desenvolva uma comunicação interativa, colaborativa e sem fronteiras.
Um número telefônico, senhas de acesso e salas de conferência são fornecidos para o total controle do líder que administrará a reunião e o suporte fica disponível pelo mesmo tempo que as salas: 24 horas por dia, 7 dias por semana. Esse livre acesso é de baixo custo para a grande demanda de reuniões.
Não haverá erros ou contratempos que coloquem em xeque a produtividade de seus encontros com este serviço de audioconferência. Se a facilidade é um fator importante para contratar um serviço, as solicitações serão correspondidas sem burocracia e com agilidade. Saiba que este é o modelo certo.
A Interface Web de Controle é o meio pelo qual a sala de conferência é gerenciada online pelo administrador do evento, que pode inclusive impedir o acesso de convidado que esteja causando problemas ou atrapalhando o diálogo.
As votações e enquetes, apurações em geral são dinâmicas, os participantes podem conversar via chat e o serviço de gravação não tem custo adicional, que poderá ser ouvido pelo próprio telefone. O serviço contratado receberá todas as solicitações exigidas com impostos já adicionados no valor do plano escolhido.
O trabalho da ConferenciaCorp é dar as melhores ferramentas para o máximo desempenho das mais distintas atividades, principalmente por não depender de locais físicos e ter à disposição tecnologia desenvolvida para oferecer alta qualidade em ambiente virtual.
E que garante a praticidade do uso: aqueles inúmeros aparelhos não são necessários. Os usuários do serviço podem acessar a sala de conferência por meio de qualquer tipo de telefone, com a qualidade de áudio tão boa ou melhor do que se todos estivessem na mesma sala.
Decida pela competência e experiência
Com tantas coisas para resolver na rotina de uma empresa, fazer a ponte entre pessoas exige que o serviço de audioconferência seja completo, não cause dificuldades e não tenha burocracia e gastos excessivos.
Outro ponto, é que corresponda a todas as demandas. O trabalho de aproximar contatos e fazer encontros, apesar da localidade, tem que ser fácil não só para você, mas também para os usuários. Tudo a um clique das teclas do telefone e com apoio online e do suporte, é claro.
Por esse ângulo, fica mais fácil escolher o serviço certo e garantir que funcione.