Gestão de eventos de sucesso e sem complicação existe. Confira!

A gestão de eventos coloca a empresa sob grande visibilidade. É por ela que ocorrem apresentação de produtos, de serviços, de conhecimento especializado ou ainda como uma forma de se introduzir no mercado. E obter o resultado esperado não é tão complicado quanto parece.

Como todo tipo de gestão, você sabe que alguns processos são essenciais para desenvolver eventos online incríveis. Deixar de seguir qualquer um deles ou não dar a devida atenção sempre acaba em desempenho negativo.

Então veja quais são esses processos dentro das fases de “Pré-evento”, “O evento” e o “Pós-evento” para desenvolver a sua gestão de eventos online. Nunca mais perca o controle das suas atividades!

1º Fase: Pré-evento

Essa primeira fase é o momento de reunir ideias e transformá-las em ações possíveis de realizar.

Planejamento

Aqui você define:

  • Tema
  • Abordagem do tema
  • Data do evento
  • Horário
  • Público
  • Equipes responsáveis pela organização de cada tópico
  • Tipo de evento (workshop, congresso, confraternização…)
  • Quantidade de participantes
  • Quem são os convidados VIPs
  • Evento aberto ou fechado
  • Orçamento
  • Forma de transmissão

Implementação

Depois que as ideias ganharam corpo e os responsáveis estão definidos, é hora de colocar em prática tudo o que foi decidido.

Nessa etapa, muita atenção ao implementar a ferramenta de transmissão. A recomendação de sucesso é usar o Webcast para gestão de eventos profissionais:

  • Transmissão em tempo real ou gravado a nível global pela internet
  • Para a quantidade de pessoas que desejar
  • Tecnologia especializada na transmissão de eventos online
  • Interface customizável para deixar o seu evento ainda mais profissional
  • Apresentação de slides
  • Relatórios para acompanhar a sua audiência
  • Acesso com ou sem identificação

Acompanhamento

A gestão de eventos consiste em muitas particularidades e talvez por isso pareça tão complexa. Mas o segredo está na comunicação entre as equipes.

Não basta que uma única pessoa fique por dentro de tudo. Compartilhar informações e alinhar as decisões entre um time evita desentendimentos. Imagine uma palestra com convidados que não fazem o mesmo direcionamento quando tal detalhe é uma prioridade!

É nessa etapa também que você irá resolver a maior parte das dúvidas e quando necessário, até mesmo substituir profissionais por outros igualmente capacitados. Não seja pego desprevenido!

Divulgação

Na gestão de eventos, tão importante quanto planejar é divulgar. Por meio dos canais escolhidos, alcance o seu público de forma eficaz e garanta a presença do maior número de participantes.

Gestão de Eventos

Fase 2: O evento

É durante o evento que a segunda fase acontece:

  • As etapas anteriores continuam valendo, pois as equipes responsáveis que fizeram todo o trabalho nos bastidores continuam importantes.
  • Todos compartilharam informações, então já havia sido definido quem poderia substituir o moderador, apresentador ou palestrante em último caso.
  • Cada equipe (programação, recepção de convidados, atendimento de participantes, apresentadores do tema) deve checar suas atividades e estarem preparados para corrigir qualquer mudança de última hora.

Mesmo sendo um evento online, tenha profissionais disponíveis para:

  • Testar o áudio e o vídeo do Webcast e garantir o total funcionamento das funções de apresentação de slides e chat.
  • Resolver problemas de transmissão ou consultar o suporte do Webcast.
  • Atender participantes com dificuldade de entrar na transmissão.
  • Responder dúvidas durante o evento e muito mais.

Fase 3: Pós-evento

O evento ainda não acabou, embora tenha acabado. Na terceira fase de pós-evento:

  • Use os relatórios do Webcast para conferir a participação detalhada com nome, empresa, e-mail e telefone.
  • Solicite feedback dos participantes e também dos profissionais envolvidos na gestão de eventos.
  • Faça análise dos resultados alcançados e dos pontos positivos e negativos.
  • Mantenha um canal de relacionamento aberto com os participantes do evento online para dar continuidade às ações estratégicas da empresa:  como receber propostas, fechar negócios, enviar newsletter, convidar para novos encontros.
  • Levantamento de divulgações feitas por mídias impressas e online sobre o seu evento.
  • Reunião com as equipes sobre os resultados.

A gestão de eventos é importante e indispensável e seguir esse manual prático é garantia de continuar desenvolvendo ações que estejam em sintonia com os objetivos e valores da empresa.