Gestão de eventos de sucesso e sem complicação existe. Confira!
A gestão de eventos coloca a empresa sob grande visibilidade. É por ela que ocorrem apresentação de produtos, de serviços, de conhecimento especializado ou ainda como uma forma de se introduzir no mercado. E obter o resultado esperado não é tão complicado quanto parece.
Como todo tipo de gestão, você sabe que alguns processos são essenciais para desenvolver eventos online incríveis. Deixar de seguir qualquer um deles ou não dar a devida atenção sempre acaba em desempenho negativo.
Então veja quais são esses processos dentro das fases de “Pré-evento”, “O evento” e o “Pós-evento” para desenvolver a sua gestão de eventos online. Nunca mais perca o controle das suas atividades!
1º Fase: Pré-evento
Essa primeira fase é o momento de reunir ideias e transformá-las em ações possíveis de realizar.
Planejamento
Aqui você define:
- Tema
- Abordagem do tema
- Data do evento
- Horário
- Público
- Equipes responsáveis pela organização de cada tópico
- Tipo de evento (workshop, congresso, confraternização…)
- Quantidade de participantes
- Quem são os convidados VIPs
- Evento aberto ou fechado
- Orçamento
- Forma de transmissão
Implementação
Depois que as ideias ganharam corpo e os responsáveis estão definidos, é hora de colocar em prática tudo o que foi decidido.
Nessa etapa, muita atenção ao implementar a ferramenta de transmissão. A recomendação de sucesso é usar o Webcast para gestão de eventos profissionais:
- Transmissão em tempo real ou gravado a nível global pela internet
- Para a quantidade de pessoas que desejar
- Tecnologia especializada na transmissão de eventos online
- Interface customizável para deixar o seu evento ainda mais profissional
- Apresentação de slides
- Relatórios para acompanhar a sua audiência
- Acesso com ou sem identificação
Acompanhamento
A gestão de eventos consiste em muitas particularidades e talvez por isso pareça tão complexa. Mas o segredo está na comunicação entre as equipes.
Não basta que uma única pessoa fique por dentro de tudo. Compartilhar informações e alinhar as decisões entre um time evita desentendimentos. Imagine uma palestra com convidados que não fazem o mesmo direcionamento quando tal detalhe é uma prioridade!
É nessa etapa também que você irá resolver a maior parte das dúvidas e quando necessário, até mesmo substituir profissionais por outros igualmente capacitados. Não seja pego desprevenido!
Divulgação
Na gestão de eventos, tão importante quanto planejar é divulgar. Por meio dos canais escolhidos, alcance o seu público de forma eficaz e garanta a presença do maior número de participantes.
Fase 2: O evento
É durante o evento que a segunda fase acontece:
- As etapas anteriores continuam valendo, pois as equipes responsáveis que fizeram todo o trabalho nos bastidores continuam importantes.
- Todos compartilharam informações, então já havia sido definido quem poderia substituir o moderador, apresentador ou palestrante em último caso.
- Cada equipe (programação, recepção de convidados, atendimento de participantes, apresentadores do tema) deve checar suas atividades e estarem preparados para corrigir qualquer mudança de última hora.
Mesmo sendo um evento online, tenha profissionais disponíveis para:
- Testar o áudio e o vídeo do Webcast e garantir o total funcionamento das funções de apresentação de slides e chat.
- Resolver problemas de transmissão ou consultar o suporte do Webcast.
- Atender participantes com dificuldade de entrar na transmissão.
- Responder dúvidas durante o evento e muito mais.
Fase 3: Pós-evento
O evento ainda não acabou, embora tenha acabado. Na terceira fase de pós-evento:
- Use os relatórios do Webcast para conferir a participação detalhada com nome, empresa, e-mail e telefone.
- Solicite feedback dos participantes e também dos profissionais envolvidos na gestão de eventos.
- Faça análise dos resultados alcançados e dos pontos positivos e negativos.
- Mantenha um canal de relacionamento aberto com os participantes do evento online para dar continuidade às ações estratégicas da empresa: como receber propostas, fechar negócios, enviar newsletter, convidar para novos encontros.
- Levantamento de divulgações feitas por mídias impressas e online sobre o seu evento.
- Reunião com as equipes sobre os resultados.
A gestão de eventos é importante e indispensável e seguir esse manual prático é garantia de continuar desenvolvendo ações que estejam em sintonia com os objetivos e valores da empresa.
