O gerenciamento de tempo deixará de ser um sofrimento depois que você colocar em prática essas dicas

O gerenciamento de tempo não é o seu inimigo: é justamente o meio para tornar a sua rotina de reuniões mais produtiva e eficiente.

Mas você se depara constantemente com a dificuldade de contornar o problema de reunir equipes e não conseguir soluções em tempo reduzido, certo? E a consequência é que as pessoas ficam desmotivadas a participar de mais um encontro.

Antes de acionar suas equipes, considere algumas soluções para um melhor gerenciamento do tempo de trabalho:

Reuniões diárias: um sofrimento sem objetivo

É só olhar em volta e se dar conta que o gerenciamento do tempo já se perdeu. As pessoas estão incomodadas com a terceira reunião do dia ou da semana.

E o motivo: elas já sabem que aquela 1 hora será pouco aproveitada e até poderá se estender.

O problema está justamente na falta de objetivos. Escolher apenas o tema é um erro. Total atenção às metas concretas que farão a empresa avançar. Faça uma lista de assuntos a serem debatidos e quais seus subtópicos, como uma pauta jornalística. Isso irá ajudar muito a manter o foco e gerenciar o tempo!

O líder é o elo com o gerenciamento de tempo

Sempre tenha um líder para as suas reuniões e que esteja alinhado com o objetivo predefinido ou a gestão do tempo não será eficiente.

O líder deve ser capaz de:

  • Direcionar a reunião com as pessoas certas para dar andamento e solução ao assunto;
  • Conduzir os itens da agenda sem ultrapassar o horário de cada um;
  • Chamar a atenção de alguém que esteja fora da sintonia com o grupo;
  • Direcionar os assuntos de forma dinâmica e objetiva;
  • Distribuir tarefas;
  • Fazer acompanhamento pós-reunião.

Mas, afinal, é ou não é preciso marcar uma reunião?

O gerenciamento de tempo depende dessa pergunta e você deve fazê-la toda vez que pensar em reunir diretores, equipes e clientes.

Nem toda questão precisa de reunião. Comunicados internos sem complexidade, avisos e lembretes podem ser enviados por e-mail ou colocados em um mural.

E quando precisar reunir os funcionários, lembre-se: devo ou não dar o nome de reunião?

Se todo e qualquer encontro for chamado de reunião, confundirá as pessoas.

Prepare-se, é hora de delegar!

Você sabe, por mais planejada que tenha sido uma reunião, algumas coisas podem se perder no caminho. E o motivo disso muitas vezes está em não delegar atividades para as pessoas certas.

O membro da equipe que cuida da divulgação não estará totalmente envolvido na criação da campanha.

Delegue funções específicas para as pessoas envolvidas diretamente na solução de cada questão.

Ferramentas tecnológicas para o melhor gerenciamento de tempo de todos os tempos!

Este é o passo mais importante de todos. Se você não escolher as ferramentas certas, todo o trabalho feito até aqui terá sido em vão.

Lembre-se: ainda há a locomoção de um departamento para outro, o trânsito que causa atrasos, pessoas que não estão no mesmo espaço físico…

Para resolver todos esses problemas de administração do tempo, escolha ferramentas de conferência à distância:

Audioconferência: conferência virtual com até 2500 pessoas, por qualquer tipo de telefone, de qualquer lugar do mundo. Você recebe um número de telefone, sala e senhas de acesso. É simples reunir equipes, clientes e fornecedores.

Videoconferência: reuniões online com áudio e vídeo em alta definição. Os participantes podem se comunicar por computadores, smartphones e tablets. A facilidade de se reunir com quem quiser está na palma de sua mão.

Webconferência: ferramenta que reúne os recursos de áudio e videoconferência, slides e chat para você conversar com pessoas totalmente online sem a necessidade de instalação de nenhum aplicativo. Esse é o tipo de conferência ideal para treinamentos e palestras que necessitam de apresentações.

Webcast: transmissão de suas reuniões , eventos, webinars, treinamentos e palestras ao vivo ou gravados pela internet. Uma ferramenta para alcançar quantas pessoas desejar com recursos de áudio, vídeo, apresentação de slides e ainda com sessão de perguntas e respostas e pesquisa de satisfação.

O gerenciamento de tempo depende de vários fatores e principalmente da ferramenta que irá utilizar. Para realizar reuniões práticas e em 15 minutos, coloque esse guia em ação e você nunca mais encontrará resistências para reunir qualquer número de pessoas.