Primeira dica para fazer reuniões mais produtivas: não fique refém de um roteiro perfeito. Você perderia o foco se alguém fugisse do script?
Quantas de suas reuniões têm perdido o real objetivo, embora o roteiro traçado tenha sido criado nos mínimos detalhes? Essa é a primeira dica que merece a sua atenção e sem dúvida a mais valiosa para que todas as outras façam mais sentido, tendo reuniões mais produtivas.
É um engano acreditar que os tópicos aparentemente perfeitos vão evitar que surjam assuntos desagradáveis.
Se você não conseguir deixar suas próprias expectativas de lado para desenvolver um diálogo realmente rico, o intuito de ter reuniões mais produtivas será desperdiçado.
Com isso claro, veja como ir além do padrão com sua equipe, colaboradores e clientes:
1. Não estime demais as aparências
Reuniões mais produtivas não se resumem apenas às belas apresentações passadas em telões de incontáveis polegadas e aos efeitos virtuais interativos.
Elementos visuais são importantes, mas não definem por si só a autenticidade e relevância de um assunto.
As pessoas têm dúvidas, ideias e questionamentos e, mesmo que a apresentação do relatório tenha sido impecável, é muito provável que você tenha que explicar alguma informação mais uma vez.
Você se lembra do roteiro perfeito? A apresentação não pode ser mais prestigiada do que o diálogo que virá a seguir e que levará à finalidade que se deseja.
2. Resolva o mais difícil primeiro
Impossível ter reuniões mais produtivas se ninguém está disposto a falar do que incomoda. Em um encontro onde todos estão ali para encontrar soluções, seja o primeiro a falar sobre o mais difícil.
É sempre mais agradável discutir sobre o que todos concordam e entendem. Mas e aquele problema pendente? Você sabe que não se resolverá sozinho e pode impedir o andamento dos negócios.
Faça suas reuniões mais produtivas ao envolver os participantes em decisões que trarão respostas e resolução.
3. Considere todas as opiniões contrárias
Você acredita que reuniões mais produtivas acontecem somente quando todos pensam igual e chegam as mesmas conclusões? Talvez o tempo passe mais rápido e fique aquela falsa sensação de dever cumprido.
Mas não se engane: o contraponto e até mesmo aquele cliente que não concorda com o caminho escolhido podem ser o que falta para ir além do regular.
Não é preciso aceitar todas as opiniões, compreendê-las e colocá-las em um contexto real torna a tomada de decisão mais confiável e também abre espaço para novas perspectivas.
E não há nada melhor do que membros da equipe confiantes para expor o que pensam e agregar valor à reunião.
4. Reuniões mais produtivas nunca terminam sem uma decisão
O roteiro da reunião tão bem pensado não fará milagres. O que será feito a partir de tudo o que foi conversado? A maior sensação de perda de tempo e fracasso decorre de discussões que não chegam a lugar nenhum.
Reserve um tempo para que todos deem as suas considerações finais; uma votação também é válida.
Fazer reuniões mais produtivas será rotina e não haverá problemas com pessoas que não gostam de se reunir com demais colegas por não se sentirem úteis.
Com essas dicas simples e que fazem muita diferença, muitas ideias e questões não resolvidas vão sair do papel.