Ter um serviço de audioconferência eficiente não é o único quesito para obter o máximo de suas reuniões

O primeiro erro de todos é esquecer que ter um bom serviço de audioconferência não impede o participante de tomar alguns cuidados preliminares. Afinal, quando o ruído é do ambiente em que a pessoa está, algumas medidas devem ser tomadas sem precisar recorrer ao suporte técnico do serviço.

Qual o melhor ambiente para fazer a chamada? O lugar é público ou privado? Mais pessoas estarão presentes? Todos têm consciência da importância de não fazer barulho durante a reunião? Responder a essas perguntas ajudará a evitar problemas que podem custar até mesmo a realização da audioconferência.

Às vezes é difícil conciliar as agendas de todos, além dos fusos horários diferentes e ainda a questão de ser um assunto inadiável. Esses são motivos mais do que suficientes para evitar os principais erros em audioconferência:

1. Elimine os ruídos do ambiente

Com a mobilidade de poder participar de uma audioconferência com qualquer tipo de telefone e de qualquer lugar, é imprescindível escolher o melhor ambiente para poder ouvir e falar com os participantes do outro lado da linha.

Um dos principais motivos da escolha da audioconferência é a capacidade de reunir com facilidade um grande número de pessoas localizadas nas mais variadas cidades do mundo em uma mesma conversa. Mas essa vantagem não fará diferença nenhuma se os ruídos do ambiente forem mais altos do que as vozes das pessoas.

Telefones tocando sem parar no escritório, cachorros latindo e pessoas falando alto em casa, buzinas estridentes ou alto falantes em espaços públicos, são algumas das distrações que não só atrapalham como interferem na seriedade da comunicação.

Se você for o líder da audioconferência, poderá identificar e silenciar os participantes que estão fazendo barulho ou gerando ruídos para a conferência. Mas o correto é que todos respeitem o tempo da reunião e não permitam que barulhos externos não causem interferência.

Escolha o melhor espaço que puder e se estiver em casa ou na empresa, avise para que não haja interrupções e isso vale para as redes sociais, ficar off-line e desligar os sons de notificações dos aplicativos ativos no computador é outra forma de eliminar os ruídos.

2. Cuidado com a música de espera

Imagine se uma música irritante toca sem parar durante a audioconferência, é a pior coisa que pode acontecer. Se você ligar do telefone do escritório que geralmente possui recurso de música de espera, não aperte este botão em hipótese alguma no meio de uma conversa.

Sempre deixe avisado aos participantes para não ativarem a música de espera, pois todos irão ouvi-la. O correto é que não haja interrupções durante a reunião e que não seja preciso atender uma segunda chamada enquanto estiver na audioconferência.

No caso de precisar falar com alguém, em último caso desative o próprio microfone para que qualquer som não vaze para a conferência.

E lembre-se: outra situação que gera a música de espera indesejada para a audioconferência é atender a uma segunda chamada no telefone. Oriente todos os convidados para nunca atenderem a segunda chamada durante a conference call para que os demais participantes não  sejam pegos de surpresa com este ruído enquanto estiverem falando.

3. Seja cauteloso com a estática

O uso de celulares e telefones sem fio em chamadas de audioconferência é totalmente comum, pois as pessoas não ficam presas a um espaço específico e podem, por exemplo, andar por uma sala sem precisar parar de falar. Mas esses aparelhos podem causar muita estática.

Caso acontecer esse tipo de interferência, desligar e ligar novamente do mesmo aparelho ou de outro diferente é a atitude mais rápida para não atrapalhar o andamento da reunião, pois nem sempre dá tempo de descobrir se algum aparelho no ambiente está afetando a ligação.

Caso não for possível resolver o problema de estática porque o aparelho continua com problema, o moderador ou o líder da audioconferência deve desconectar o participante da conferência.

Lembre-se, no entanto, de retirar de perto do telefone usado para a audioconferência todos os celulares e aparelhos que podem causar algum tipo de estática.

4. Faça testes antes de usar o viva-voz do seu telefone

Não são todas as empresas que têm orçamento ou desejam investir em aparelhos caros próprios para audioconferência. Por isso, o mais importante é testar o viva voz do telefone se este for uma preferência durante a conversa com um grupo de pessoas.

Certifique-se de testar o viva voz antes da conferência. Veja se o volume do som captado pelo telefone estará suficientemente alto nas regiões em que as pessoas ficarão mais longe do aparelho, se o tamanho da sala causará eco na ligação ou se uma sala menor para a quantidade de pessoas que irá ouvir junto com você é a melhor opção.

Telefones de mesa que possuem viva voz ou mesmo celulares são uma boa opção, mas se você tem receio da qualidade desse recurso ou sabe que irá falhar, não use.

5. Verifique os demais acessórios da audioconferência

Se você utiliza telefone com headset, caixas de alto falantes, microfones distribuídos pela sala de reunião para o caso de ser na própria empresa, teste tudo antes. Não confie que os aparelhos irão funcionar sem interferências, principalmente se forem sem fio. E o telefone escolhido para fazer a chamada também merece ser verificado.

Esse tipo de cuidado evita atrasos e incômodos desnecessários para todos os participantes da conferência.

Evitar esses erros tornará sua audioconferência mais produtiva e garantirá que o único foco seja o assunto em questão. É claro que o suporte técnico do serviço de audioconferência é tão importante quanto se preparar antecipadamente.

Agora que você já fez todos os testes necessários, está pronto para começar a audioconferência?