Reuniões em equipe mal planejadas podem gerar tempo improdutivo e perdas econômicas
Um dos grandes desafios das empresas é equilibrar o tempo com todas as tarefas diárias do escritório. Reuniões que acontecem frequentemente e muitas vezes não estão na agenda, despendem tempo e muito custo para serem realizadas.
Isso acontece porque os colaboradores podem estar localizados em qualquer lugar, principalmente fora da empresa e trazer a todos para um mesmo local se torna inviável apenas pelo cálculo dos custos.
Outro ponto a se considerar é que reuniões de equipe deixam de ser produtivas quando nem sempre todos os problemas e projetos são resolvidos de uma vez. Por essa razão, o ato de reunir a todos se torna mais um transtorno cansativo.
Repensar a forma de contatar várias pessoas ao mesmo tempo é a chave para a garantia de reuniões dinâmicas, na hora que forem necessárias, sem o impedimento dos ponteiros do relógio ou da diferença de localização.
Para que fique mais claro a vantagem de otimizar o tempo, confira alguns motivos pelos quais as reuniões em equipe ganharão outro nível de desempenho:
“A produtividade deve ser criativa”
Um erro comum nesse ponto é achar que a produtividade surge apenas pelo fato de reunir pessoas na mesma sala. O espaço físico não é um determinante, mas o meio pelo qual se faz a comunicação sim.
O que se deve levar em consideração aqui é que só para conciliar a agenda de todos os participantes se perde muito tempo. O segredo da produtividade está em não desperdiçar esse tempo com deslocamento de pessoas.
Empresas mais produtivas definem muito bem o tempo justo para cada atividade: somente organizar, planejar e revisar tarefas não são motivos para reuniões em equipes.
No livro Gestão do Tempo para Empreendedores, o consultor Dan Kennedy revela que uma das chaves é ter disciplina, o que garante otimizar o tempo:
- Fazer listas de prioridades e tarefas, isso impede que as coisas saiam do controle. Uma rotina movimentada garante que esse sistema funcione muito bem.
- Minimizar reuniões. Use estratégias para evitá-las sempre que possível. A maior parte dos assuntos podem ser resolvidos sem deslocar pessoal.
- Use seu tempo livre para se aperfeiçoar. Hoje o conhecimento é portátil. Não há desculpa para a falta de tempo. O consultor acredita que até mesmo na espera do aeroporto é possível ler um livro digital ou pesquisar vídeos a respeito de determinado assunto.
“A flexibilidade do tempo”
Todos olham na agenda e os horários convergem, cada membro da equipe tem disponibilidade em dias diferentes também. Boas ideias não podem ficar na dependência desse tipo de situação.
E levando em conta o alto custo de viagens, viajar para reuni-los não é uma boa solução na maioria dos casos. O tempo se torna flexível quando ao adotar um sistema de conferência para realizar as reuniões em equipe.
Dessa forma, as reuniões serão marcadas no melhor horário para todos, do local em que estiverem, mesmo que seja um encontro de urgência diferente do horário comercial da empresa.
Assim, evita abalar toda a rotina com as saídas constantes dos funcionários e a agenda e as demais importâncias não ficam de lado.
“A palavra é engajamento”
Muitas vezes a dificuldade em marcar reuniões causa um aborrecimento nos colaboradores e o fato de não serem produtivas, assim a participação nas reuniões em equipe não tem o rendimento esperado.
Para evitar que isso ocorra, é importante definir o que será conversado de acordo com o tempo disponível para que as reuniões de equipe sejam úteis e muito bem aproveitadas.
Reuniões em equipe pensadas dessa forma geram mais engajamento e senso de responsabilidade entre os participantes que contribuem mais com ideias criativas.
“Tempo é dinheiro”
Esse ditado é certo ao apontar uma das preocupações mais comuns para as lideranças das empresas. A economia é sem dúvida um meio de saber se uma ideia é viável para os custos em longo e curto prazo.
Imagine gastar uma fortuna para uma viagem corporativa para talvez não conseguir concluir um assunto. Além dos gastos que poderiam ser evitados, a reunião foi totalmente infrutífera.
Reuniões presenciais ou viagens só em último caso. As empresas estão se adaptando ao recurso de conferência e mesmo reuniões internas recebem ainda mais restrição, afinal, os motivos para reunir passam a ser mais bem pensados.
Trocar as viagens constantes pela webconferência é um dos recursos mais simples que existem e que pode garantir tempo para que seja investido em outras demandas mais importantes.
Veja como:
- É preciso apenas um navegador de internet, ou seja, todas as reuniões em equipe serão em tempo real, mas virtual.
- Não é necessária a instalação de qualquer programa ou software.
- Interativa e dinâmica: a webconferência possui os recursos de bate-papo, vídeo, slides, áudio e compartilhamento de dados.
- Em um único formato o participante tem audioconferência e videoconferência.
- Comodidade: as pessoas não precisam se deslocar, muitas vezes por horas, para discutir assuntos que dependem de novos encontros.
- O tempo economizado é uma das principais vantagens.
- A economia pode passar de 60% dependendo da rotina da empresa e do serviço contratado.
- A produtividade é garantida, os colaboradores desenvolvem melhor suas ideias e têm a mesma ou melhor participação nesse tipo de formato.
- Conversas com contatos no exterior não serão mais perdidas, se torna fácil alinhar as agendas.
- A webconferência permite os formatos dos mais variados tipos de reuniões em equipe.
- Não há limite para o número de participantes.
Investir em tecnologia é investir em tempo
Em época de tranquilidade, as empresas buscam poupar recursos para investir em tecnologia que auxilie na rotina profissional e dê mais resultados. Quando em crise, algumas empresas perceberam que investir em tecnologia é o mesmo caminho para evitar gastos desnecessários e ter mais eficiência.
Por essa perspectiva, segundo o consultor de tecnologia Ricardo Chisman da Accenture, existem dois tipos de empresas: as que estão aproveitando o que a tecnologia tem de melhor para oferecer e as que pararam no tempo.
Essa não é uma previsão exagerada. A webconferência substitui aqueles trabalhos operacionais e repetitivos que demandam muito tempo, reduz custos, aumenta a produtividade, permite maior agilidade e dinamismo, além de diminuir a margem de erros consideravelmente.
Investir em pessoal também é investir em tempo
Evitar os treinamentos de pessoal para cortar gastos é um dos maiores erros de gestão. Tanto o crescimento de uma empresa quanto o desenvolvimento dos funcionários dependem desses treinamentos para darem maior suporte ao trabalho exercido.
Ignorar isso é o mesmo que perder tempo e dinheiro em médio e longo prazo. As pessoas são o elemento mais importante de uma empresa, sem elas não há razão de existir qualquer negócio.
A capacitação também é um investimento seguro com retorno garantido. E tem mais, o bom relacionamento do gestor com a equipe depende desse pessoal bem treinado de acordo com as diretrizes e atuações da empresa.
Mas como fazer treinamentos sem ter alto custo só para deslocar toda a equipe?
A tecnologia sempre vem em auxilio dos profissionais e como foi citado antes, a webconferência é um meio simples e muito eficaz para capacitar funcionários. Esse formato também suporta números grandes de participantes e qualquer estilo de reuniões em equipe.
Veja que otimizar o tempo consiste em considerar vários fatores: a produtividade, a economia, a flexibilidade, a produtividade e o engajamento. As reuniões em equipe não devem ser uma dor de cabeça para os colaboradores ou para os líderes.
Por ser dinâmico tudo que envolve tecnologia, assim devem ser os encontros com clientes, funcionários, fornecedores e demais participantes da rotina da empresa. O trabalho flui e naturalmente obtém resultados quando todos os pontos estão alinhados à economia de tempo e à tecnologia.
Você percebe que o motivo para otimizar o tempo é a produtividade e que esta influencia diretamente no faturamento. Empresas que investiram em tecnologia para economizar, conseguiram o dobro do lucro em um ano.
Então avalie como tem controlado a sua rotina profissional e não perca tempo.