Quando investir em viagem corporativa e quando adotar um serviço de audioconferência? Você sabe?
Artur decidiu não investir em um serviço de audioconferência à priori. Ele queria “economizar” com o investimento. Por causa dessa decisão, ele preferiu viajar para representar a empresa em que trabalha sempre que possível. Ele gosta muito de liderar os assuntos da empresa, especialmente porque é um de seus sócios.
Algumas vezes ele consegue até firmar parcerias importantes, obter novos negócios, mas outras vezes a viagem é bastante operacional (e cansativa). Só que Artur está começando a se entediar com as viagens operacionais: ele sente que tem gastado muito dinheiro nesse vai e vem, perdido tempo com agendamento da reunião, além de abrir mão de muitos de seus compromissos para ficar alguns dias inteiramente dedicado às viagens.
Artur reparou que estas viagens consomem muito de seu dinheiro e de seu tempo, que, como dizem por aí, não deixa de ser dinheiro também. Por isso, Artur tem ficado cada dia mais estressado por viajar assim. Quer dizer, por isso e pelos deslocamentos também: não é fácil lidar com os aeroportos lotados, atrasos, cansaço e estresse com a viagem.
Viajar já não é tão legal como era, ainda mais que ele se casou e teve filhos nesse período e agora é bem difícil deixá-los e viajar por aí para resolver problemas que poderiam muito bem terem sido resolvidos a partir de seu escritório. Ele poderia, bem… Ele poderia ter resolvido uma boa parte dos problemas usando um serviço de audioconferência. Isso seria eficiente, e bem mais econômico também…
Há momentos para viajar e momentos para otimizar e economizar
Às vezes a reunião corporativa precisará ser presencial mesmo: para assinaturas de contratos, por exemplo. Daí não tem jeito: alguém da empresa precisará viajar e, mesmo que as somas investidas na viagem não sejam muito baratas, a empresa sabe que aquilo é importante porque vai gerar algum retorno monetário. A viagem se justifica e ponto.
O problema é que esses momentos são esporádicos dentro de toda a rotina de reuniões que uma empresa costuma ter. Reuniões de alinhamento de projetos, brainstorming e etc acabam entrando no pacote salgado das viagens corporativas por pura falta de planejamento. E esse dinheiro não retorna depois. Nessas horas, seria bem mais prudente que as empresas apostassem em algo como os serviços de audioconferência, onde podem ter qualidade para conversar com quem quer que seja e gastar menos, mas bem menos mesmo, do que gastariam com uma viagem.
Diferenças entre serviço de audioconferência e viagens corporativas
Viajar é legal apenas quando você precisa de assinaturas ou quando a viagem irá gerar ganho financeiro (ROI)
Gestores de viagem entendem muito bem a importância de ROI com as viagens corporativas. Fazer a empresa toda viajar sem um mínimo de critério é um tiro no pé – e rasgar dinheiro na cara dura. Há coisas que podem muito bem serem resolvidas de dentro do escritório, ainda que outras pessoas estejam em locais diferentes. O serviço de audioconferência serve justamente para atender a essas demandas, além de poupar tempo e dinheiro dispensados em viagens infundadas, onde o retorno não justifica o montante do investimento.
Reunião presencial é mais calorosa e ideal para criar parcerias importantes
Se a reunião pode te abrir portas: assinaturas de contratos, como já dissemos, ou mesmo para firmar parcerias saudáveis para a empresa, que representem algum tipo de retorno, então é ótimo você viajar e apostar em uma reunião presencial. A questão é: quantas das viagens que sua empresa fez nos últimos doze meses realmente foram indispensáveis para seu negócio? Viagens que não geraram esse ROI poderiam muito bem terem sido resolvidas por um serviço de audioconferência. Isso, além de muitas reuniões que envolvem o dia a dia da empresa e que não são menos importantes para os negócios fluírem bem, gerando entendimento, comunicação fluida, alinhamento e tantas etapas operacionais que realmente irão botar os negócios para funcionar.
A viagem exige todo o seu tempo no antes, durante e pós reunião
É assim: a viagem precisa que você pare tudo o que estiver fazendo. Ela exige uma mudança brusca na sua agenda, não apenas para encaixar a reunião presencial em si, mas porque ela exige você bem atento durante o deslocamento, transporte e chegada ao hotel e etc. Ah, e fora isso, você não terá como conciliar sua vida pessoal com trabalho como costuma fazer, porque suas horas livres estarão direcionadas ao local em que você está, e que é provavelmente bem longe de onde seu grupo de amigos mais chegados e familiares costuma estar. O serviço de audioconferência resolve tudo rapidamente, como um dia normal de trabalho e como se fosse uma reunião interna entre colaboradores da empresa. A rotina de trabalho é preservada e todo mundo pode voltar a desempenhar suas tarefas em seguida.
O valor médio de um voo doméstico pela TAM é de R$631. Pela Gol é de 562. Isso por pessoa!
Reflitam sobre os dados acima: são da Abracorp para o terceiro trimestre de 2015. Claro, o serviço de audioconferência sai bem mais em conta que isso: é possível aderir ao Plano Básico do ConferenciaCorp por R$99 mensais e reunir algo entre 4 e 5 pessoas. 4 e 5 pessoas voando pela TAM seria uns R$2.524 a R$3.155. Pela Gol, algo entre R$2.248 e R$2.810. Quer dizer, mesmo a viagem mais barata aqui e para 4 pessoas pagaria pelo menos uma anuidade inteira do serviço de audioconferência, mais dez mensalidades de um segundo ano e ainda sobraria uns trocados para o café.
Mas o que é que o serviço de audioconferência tem?
Uma vantagem também é que no serviço de audioconferência do ConferenciaCorp deixamos os participantes interagirem através de enquetes, e isso tudo fica registrado para quando alguém, um executivo como o Artur de nossa história, precisar. É possível fazer análises seguras a partir destes dados. Outra coisa é a vantagem para reuniões que envolvam trocas de arquivos, já que dá para fazer tudo por lá e também contar com a gravação da reunião. Sabe quando você não se recorda de ter pedido ou não algo a alguém? Com a gravação dá para tirar essa dúvida tranquilamente. Para o dia a dia da empresa não há a viagem que supere o serviço quer seja em facilidades, quer seja em economia!
