Otimizar reuniões em equipe é uma tarefa que muitas empresas colocaram como estratégia para 2017
Otimizar reuniões em equipe é uma das bases de um negócio: potencializam as atividades realizadas para um melhor alcance de resultados.
Afinal, na transição de um ano para o outro, é natural que as empresas façam um balanço dos resultados e das decisões tomadas. Para isso tudo funcionar, fazer boas reuniões é essencial.
Potência total
As atividades são potencializadas quando as reuniões com o time são otimizadas.
Assim o impacto em todos os níveis da empresa é o de eficiência! Já que a comunicação não falha no meio do caminho e não atrapalha o desenvolvimento dos projetos.
Mas como otimizar reuniões em equipe para que 2017 seja recheado de resultados positivos?
Melhor meio de organização: agendas!
Independente do tamanho da empresa e da quantidade de pessoas que será preciso coordenar, ter agenda é essencial.
Não só para gerir reuniões em equipe, mas também atividades que serão desenvolvidas ao longo do tempo. Tudo isso fortalece o compromisso de cada membro com as metas a serem alcançadas.
Agenda diária, semanal ou mensal?!
Olha, não tem segredo: veja o perfil de sua empresa. Só assim saberá distribuir as funções e dar maior praticidade às reuniões de trabalho.
“Que tédio…”
Os encontros profissionais não devem ser cansativos e desperdício de tempo aos participantes.
Como solucionar este problema? Trabalhe com a agenda.
Se as reuniões com funcionários forem organizadas dessa maneira, com certeza os profissionais serão mais dinâmicos e motivados em suas posições.
Foco em soluções
Já vimos aqui que é comum haver reuniões de trabalho sem dinamismo.
Muitos são os fatores ligados a isso:
- Falta de objetivos específicos;
- Desentendimentos constantes;
- Pouco tempo para conversar,
- Tempo reduzido para ouvir a opinião de cada envolvido nos projetos.
Passo a passo para otimizar reuniões em equipe
1º Passo: Avance três casas
Tenha em mente que o primeiro passo é o objetivo. Ele se baseia em evitar que uma reunião de empresa termine sem resolução.
Ninguém gosta de se deslocar para uma reunião que não é nada produtiva, não é mesmo?
2º Passo: Chegada
Agora é hora de tomar decisões com mais segurança e envolvimento dos profissionais.
“E se houver discordâncias?”. Não há problema algum. É até bem importante que ideias opostas sejam discutidas.
Mas lembre-se: tem de haver uma resolução. Então todos precisam chegar em um consenso.
Pare de resistir às tecnologias
Não hesite em ser amigo das tecnologias. Ainda mais para a comunicação interna e externa, com funcionários, clientes e demais.
O receio de aderir ao mundo digital atrasa a ideia de otimizar reuniões em equipe, hein!
ATENÇÃO: Avalie a necessidade de certas tecnologias. Muitas delas podem não ser úteis ao dia a dia.
Melhores soluções tecnológicas
1. Lembretes
Uma boa oportunidade da tecnologia é usá-la para lembretes de reuniões, como envio de e-mails ou Intranet
.2. Telefone nem sempre é uma boa
Se você passa muito tempo ao telefone, é difícil otimizar o tempo com tantas pessoas para ligar… Está na hora de avaliar ferramentas que diminuem esse trabalho.
3. Reuniões à distância para JÁ
Como citado no item anterior, reuniões via telefone podem ser bastante cansativas…
Além disso, é preciso de movimentar até o ambiente do fornecedor, cliente e colaborador para debater ideias. Isso gera gastos de tempo e de dinheiro!
Para fazer reuniões à distância, nada melhor do que uma videoconferência.
Mais vantagens da videoconferência
Não basta:
- Fazer chamada de vídeo por redes sociais,
- Controlar para que ninguém se distraia com bate-papos com amigos ou entrando em sites nada a ver com a reunião.
Então quais as vantagens da videoconferêcia?
As principais são: tecnologia própria para otimizar reuniões em equipe à distância e desenvolvimento de projetos com todos os participantes engajados.
Isso tudo faz a maior diferença na rotina das empresas.
Ao aprimorar constantemente as reuniões em equipe, certeza de que o balanço de 2017 será muito bom!