Reuniões via videoconferência: como se preparar?

Reuniões via videoconferência podem ser um  sucesso: basta saber como se preparar!

Todo mundo tem a ideia de que reuniões via videoconferência facilitam a comunicação. E realmente facilitam!

Pessoas das mais variadas responsabilidades e localizações se encontram por meio de um serviço de colaboração.

Só que o preparo prévio exige atenção a algumas questões técnicas e de organização.

Passo 1: Não se assuste ao lidar com questões técnicas!

Quando se fala em questões técnicas, você pode se desesperar e achar que algum detalhe passará em branco…

Não é bem assim. Apenas que a atenção deve ser redobrada com o serviço escolhido para realizar a videoconferência.

Pense também nos participantes, materiais, agendas, assuntos e demais detalhes que farão sua reunião acontecer como o esperado.

Veja os próximos passos práticos para ter reuniões via videoconferência mais eficientes:

Passo 2: Contrate o melhor serviço de videoconferência

O passo mais importante para se preparar para uma videoconferência online é escolher o melhor serviço.

Com isso você garantirá uma experiência de comunicação à distância de alta qualidade. Desempenho técnico adequado é uma característica do serviço desenvolvido especialmente para videoconferência.

Por mais que você tenha se organizado de acordo, se o serviço escolhido não for profissional, afetará completamente o desenvolvimento de suas atividades.

Imagine colaboradores que não conseguem se comunicar por causa de uma ferramente difícil de utilizar! 

É como aquele velho ditado: “é melhor prevenir do que remediar”.

Também avalie:

Videoconferência sem necessidade de aparelhos caros

Se você hesita em fazer reuniões via videoconferência por causa dos custos… Pare agora mesmo!

Escolha o serviço que oferece alto desempenho e qualidade sem a necessidade de aparelhos que só encarecem os custos finais – como o ConferenciaCorp!

Suporte técnico à videoconferência

Problemas técnicos podem acontecer a qualquer momento. Mas isso não é motivo para desespero!

Claro, desde que tenha certeza que o serviço escolhido oferece suporte adequado para ajudar em qualquer tipo de situação ou problema.

Passo 3: Todos se lembram da reunião?

Lembre todos os participantes que dentro de dias ou mesmo horas acontecerá o encontro programado. Isso sem dúvida evitará esquecimentos e falhas de comunicação.

Os materiais que serão usados também podem ser indicados no lembrete. Principalmente se o tempo for curto, detalhes já informados a todos garante um momento mais produtivo com melhores resultados.

Passo 4: Comece a videoconferência alguns minutos mais cedo

Começar reuniões via videoconferência mais cedo permite que eventuais problemas técnicos e de organização sejam reconhecidos a tempo.

Mesmo depois da checagem inicial de praxe, que todos os participantes devem fazer, verifique se há algum inconveniente e tome as medidas necessárias.

Você nunca irá pecar pela atenção redobrada nos preparativos para realizar as suas reuniões.

Passo 5: Tenha em mente o caráter profissional

Não se preocupe se os profissionais de sua equipe não estão acostumados a utilizar videoconferência para comunicação no dia a dia.

Mostre como o serviço funciona e explique a sua importância para o desenvolvimento das atividades da empresa.

Com os preparativos da videoconferência tratados com a mesma importância que teria uma reunião presencial, os profissionais perceberão naturalmente que se trata de uma reunião igualmente profissional.

Passo 6: Todos devem saber o impacto da reunião

A empresa precisa reduzir custos operacionais? Engajar mais os colabores? Aproximar-se de clientes internacionais? Ou inserir ferramentas mais dinâmicas na rotina?

Aponte alguns dos benefícios das reuniões via videoconferência que são importantes para a empresa. Os membros da equipe ou clientes sentirão segurança e terão condições de entender o seu impacto positivo.

Como:

  • Economia de tempo para todos os envolvidos, principalmente para aqueles que gastam com viagens constantes e perdem muitas horas em trânsito;
  • A redução de custos é uma consequência natural e muito bem-vinda com a realização de reuniões via videoconferência, ainda mais se esta for uma meta da empresa;
  • Produtividade em alta com colaboradores e clientes engajados em conversas como se estivessem todos na mesma sala compartilhando informações;
  • Facilidade para interligar pessoas de qualquer lugar do mundo! Não adie mais encontros com outros profissionais por causa da localização. Encurte distâncias com uma videoconferência,
  • Tome decisões e feche negócios mais rápido!

Passo 7 (último!): Faça apresentações interativas e envolventes

Depois que tudo já foi checado e as reuniões on-line estão prontas para começar, não se esqueça de fazer apresentações interativas e envolventes para engajar os participantes.

Aproveite os recursos visuais e transforme suas reuniões!

Com esses passos práticos, suas reuniões via videoconferência nunca mais serão as mesmas!

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