Você provavelmente já ouviu falar nesse tipo de serviço e mesmo assim pode estar exatamente agora se perguntando: o que é videoconferência?
Videoconferência é uma das ferramentas de comunicação mais usadas pelos profissionais que precisam realizar reuniões frequentes sem perder o toque pessoal com quem está do outro lado da tela.
Conversar com pessoas por telefone utilizando um serviço de conference call na rotina de uma empresa é essencial, ouvir a voz delas é como aproximar um pouco quem está do outro lado, mas a videoconferência traz algo que a chamada comum não permite: ver o seu contato e interagir visualmente com ele.
A videoconferência reúne mais de duas pessoas ao mesmo tempo e garante interatividade como se a conversa acontecesse pessoalmente.
E como toda tecnologia que evolui, a diferença entre o tradicional e a inovação é grande. No formato tradicional, os altos custos dos investimentos vão desde os equipamentos específicos (endpoints), a infraestrutura adequada, banda de internet e rede e ainda o local no qual tudo isso será instalado.
Com a evolução dos recursos de áudio e vídeo nos computadores e na tecnologia de rede e internet, realizar videoconferência é muito simples, pois não depende de tantas instalações caras e complicadas, o que tornou esse serviço uma ferramenta mais acessível para todos os profissionais e empresas.
Um computador com webcam e serviços na nuvem para realizar videoconferências com qualidade HD de forma prática e com baixo custo são mais do que suficientes.
Existem duas formas principais de videoconferência:
• Ponto a ponto: são duas unidades de vídeo conferência que conecta duas pessoas, dois grupos ou dois locais por internet ou rede, utilizando-se um equipamento específico (endpoint), ou software, ou um serviço de vídeo conferência através do computador de cada um dos participantes.
• Multiponto: esta opção conecta mais de duas unidades de videoconferência, o que permite que mais de dois locais, pessoas ou grupos interajam ao mesmo tempo. Para a videoconferência de multiponto, é necessário um equipamento chamado MCU (Multipiont Control Unit) para conectar cada unidade (endpoint) e distribuir o sinal para todos os participantes da conferência multiponto. A alternativa a esses dois formatos e que é muito mais barata é o serviço de videoconferência na nuvem que não exige investimentos iniciais e a conexão simultânea de vários participantes pode ser feita também por computadores com webcams e dispositivos móveis.
Quando se trata de interatividade, os profissionais que precisam se comunicar constantemente e de forma direta com os seus colaboradores e funcionários, utilizam a opção em que todos podem falar e serem ouvidos.
Mas caso o formato da conferência seja o de quem lidera enviar áudio e vídeo e os demais apenas assistirem (“one way”), é recomendado um serviço mais específico, como o webcasting, que além de áudio e vídeo também possui funcionalidades como apresentação de slides, chat e enquetes, com capacidade para milhares de pessoas se conectarem à transmissão online.
A vídeo conferência concede uma série de vantagens e responde a uma única pergunta:
O que é vídeo conferência?
É conexão com o mundo. Conectado de qualquer lugar via internet com dispositivos comuns ao dia-a-dia, as reuniões ganham outro nível de interação e produtividade. Poder ver e falar com colaboradores gera um valor de confiança inestimável.Com a chamada de vídeo, os problemas de tempo e custos de deslocamento também estão solucionados.
Clientes, colaboradores, fornecedores e demais participantes de sua rotina profissional poderão ser contatados a qualquer momento. Não importa se a chamada será feita para alguém no horário local da Austrália ou a alguns quilômetros no interior de São Paulo.
É economia de tempo. Quantas vezes uma reunião foi marcada e não foi suficiente para resolver todos os problemas da empresa, as pessoas não chegaram a um acordo ou os assuntos a discutir são muitos?
Para um ambiente em que o fluxo de trabalho é constante, em que os encontros são necessários, mas nem sempre dão certo de primeira, uma alternativa que reduza os custos e evite viagens é muito bem-vinda.
Em vez de fazer todas as pessoas se locomoverem para uma reunião, um horário na agenda reservado para encontros semanais, mensais ou em períodos pré-determinados são muito mais produtivos e não engolem o tempo e o orçamento que muitas vezes são curtos.
É interação entre os participantes. Um dos aspectos pelo qual a vídeo conferência é avaliada pelas empresas como uma ferramenta interativa, é a comunicação face a face com os participantes da reunião.
Conversar e ver uma pessoa, ver suas expressões e poder interagir com ela naturalmente, quase como se fosse presencial, gera confiança e maior proximidade. A grande vantagem desse ponto é que a interação leva ao engajamento, a seriedade e ao profissionalismo.
É mobilidade. Com o avanço da tecnologia, a vídeo conferência pode acontecer em qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo. As pessoas não ficam mais presas ao computador pessoal ou a um aparelho específico.
Os smartphones e tablets, por exemplo, são um meio muito usado para quem está fora do escritório e não tem um computador a mão. Basta ter uma boa conexão com a internet e uma câmera no aparelho.
É tempo bem investido. Uma coisa é fato, não há tempo a perder, mesmo com reuniões. Às vezes é preciso escolher entre reunir os funcionários ou os fornecedores, os clientes ou os colaboradores e assim por diante em ordem de urgência. Ou ainda depender de e-mails e ligações telefônicas que demoram a retornar pelos mais variados motivos ou trocar tudo isso por um meio simples e dinâmico que evita vários estágios de contatar ou interligar pessoas, sendo o principal deles a longa e demorada espera.
A vídeo conferência é a opção para otimizar o tempo.
Aqueles dias em que é impossível sair do escritório, fazer uma chamada de conferência interliga todas as pessoas importantes para resolver assuntos sem o estresse de desmarcar compromissos porque só o tempo de ida e volta consumirá todo o dia.
É fácil e simples de usar. Essa ferramenta é flexível para as mais variadas demandas e não precisa de instalação de aparelhos caros e programas pesados e com custo elevado. Pelo contrário, a evolução dos sistemas e dispositivos de comunicação trouxe facilidades para realizar videoconferência a partir de um clique ou toque na tela.
Os participantes terão desde o primeiro acesso, além do controle total de suas reuniões, um suporte técnico especializado para auxiliar imediatamente no caso de qualquer dificuldade.
É qualidade. Algumas pessoas acreditam que a videoconferência é a mesma coisa que um aplicativo ou rede social gratuita que oferece o serviço de chamada por vídeo. Mas não é e a diferença está na qualidade.
Profissionais que têm que conversar, por vezes, com mais de 20 pessoas simultaneamente, precisam de imagem de alta qualidade, bem como de áudio bem definido. Os serviços desenvolvidos para empresas garantem que esta qualidade seja uma premissa.
É solução para treinamentos, palestras e reuniões com grande número de pessoas. Investir em treinamentos para funcionários, por exemplo, pode ser tão caro quanto administrar o próprio curso, pela questão material e a tecnologia envolvidas no processo.
A vídeo conferência permite, no entanto, que esse problema seja superado. Não é preciso gastar com locação de auditórios e espaços, quando por meio de uma mesma chamada, várias pessoas de qualquer lugar se conectam ao mesmo evento em tempo real. A transmissão, inclusive pode ser gravada e utilizada como fonte de dados.
É compartilhamento de informações. A interatividade e a dinâmica também se encontram no compartilhamento de arquivos. Um serviço de chamada de vídeo pode ter o apoio online que auxilia a conferência com bate-papos e o envio e recebimento de arquivos.
É resultado e retorno garantidos. Se tem uma coisa que a vídeo conferência gera é resultado e consequentemente retorno do investimento nesse tipo de ferramenta. Independe se os encontros são formais ou informais, de acordo com o perfil da atividade ou da empresa, pois a vídeo conferência promove realização de reuniões mais dinâmicas em todos os aspectos.
Todo o dinheiro que seria gasto com excesso de viagens, reuniões, deslocamento de pessoal, chamadas telefônicas, tempo perdido com atividades que se atropelam e outras situações imprevisíveis, pode ser investido em mais tecnologia ou em outras áreas.
É redução de custos. Todas as respostas do que é vídeo conferência levam a mesma vantagem: economia de recursos. Um dos principais problemas que as empresas enfrentam é a grande perda de tempo e a conta alta com deslocamentos a cada mês, entre outras coisas.
A videoconferência resolve problemas pontuais:
A empresa é pequena, vale a pena aderir ao serviço de vídeo conferência?
• Com certeza, vale. Não há nenhuma necessidade de aderir a sistemas de colaboração complexos, caros e com manuais difíceis de entender. Pelo fato de existirem serviços especializados, só tornam o sistema mais simples e nos valores mais adequados para cada empresa.
• Se a necessidade da empresa é de videoconferência através de computadores ou smartphones não é preciso, por exemplo, investir em equipamentos como endpoints. Seria um gasto desnecessário para demandas com necessidade de mobilidade e facilidade de acesso.
• Permita que a tecnologia cresça junto com a empresa. As grandes empresas também não começaram investindo em alta tecnologia de imediato. Uma vez que os recursos vão sendo propícios, do mesmo modo os serviços de conferência são atualizados de acordo com a necessidade do momento.
• Uma empresa pequena ou mesmo uma de grande porte pode não necessitar de uma sala específica para conferência ou treinamentos e com o tempo decidir ter um espaço próprio para cursos internos e reuniões com todos os funcionários ou clientes de vários lugares do mundo.
E o que mais é vídeo conferência?
Com certeza não é burocracia. Desde o processo de contratação do serviço até o uso da ferramenta, deve ser o mais simples e próximo do ambiente de trabalho. Com a correria do dia a dia, até mesmo a forma como o atendimento é realizado faz toda a diferença para que a rotina profissional funcione da melhor forma possível.
Está se perguntando como a sua empresa pode se beneficiar ainda mais com a vídeo conferência?
Experiência é vídeo conferência?
A resposta é sim. A experiência de usar esse formato de chamada se torna tão natural, que as pessoas vão simplesmente esquecer que conversam por uma câmera. Isso também revitaliza a forma de se comunicar: um meio dinâmico que ultrapassa inúmeras barreiras.
O mais importante de saber sobre essa ferramenta de comunicação é que o recurso existe para facilitar a vida de qualquer pessoa, independente da profissão, do espaço em que trabalha, da localização geográfica, do tempo disponível no dia a dia e principalmente, reduz custos.
Então, em vez de se perguntar o que é vídeo conferência, pense em como essa ferramenta pode mudar para melhor o seu desempenho profissional.