Conduzir reuniões deixa de ser simples quando seus clientes remotos e não remotos precisam estar juntos? Veja como reuni-los sem cair em armadilhas
Para garantir que os clientes remotos e não remotos se sintam igualmente parte do diálogo, é essencial usar algumas táticas de comunicação em grupo para obter o melhor de cada um deles ao conduzir reuniões.
É muito mais provável que os clientes na mesma sala que você se sintam mais encorajados a falar o que pensam, principalmente se existe uma relação profissional próxima.
Enquanto que os clientes remotos estão fisicamente distantes e em geral têm menos contato fora dessas reuniões. Como garantir que os clientes remotos e não remotos interajam da mesma forma?
Confira essas dicas para conduzir suas reuniões:
Conduzir reuniões com percepção: quem não está falando?
Preste atenção a quem não está falando. Uma conversa acalorada com os clientes presentes fisicamente não pode ser considerada um sucesso se os demais clientes remotos estão em silêncio.
Quando uma pessoa está calada, é impossível dizer o que ela está pensando, ainda mais quando se trata de negócios.
De forma gentil, interrompa a conversa e chame a atenção dos clientes remotos para que se manifestem.
Conduzir reuniões com essa preocupação é uma mostra de importância e também fará com que todos percebam que outros também devem ser ouvidos.
Conduzir reuniões com proximidade: sem exceção, chame todos pelo nome
O quão estranho seria se ao longo de toda uma reunião, não fosse mencionado uma única vez o nome dos clientes remotos e não remotos? Observe que algo tão simples contribui de forma positiva para o diálogo.
Os clientes se sentem mais incluídos ao serem chamados algumas vezes pelo nome.
Lembre-se de verificar o nome correto e a função ou interesse de cada participante para conduzir reuniões com mais proximidade e envolvimento.
Mesmo que você nunca tenha visto seu cliente remoto pessoalmente ou tenha pouco contato com os não remotos, sempre saiba o nome e interesses das pessoas com quem trabalha.
Conduzir reuniões com dinâmica: alguém não sabe o que será discutido?
Essa pergunta é fundamental, pois uma reunião dinâmica já começa com a distribuição de informação. Qualquer cliente que ficar sem o material relevante para a discussão terá dificuldade de interagir e se sentirá excluído.
Jamais permita que esse tipo de situação aconteça. Se for preciso enviar dez e-mails com a pauta/assunto da reunião, não se preocupe em ter que fazê-lo. Seus clientes vão perceber o cuidado com que foram tratados.
Conduzir reuniões com moderação: todos os clientes terão a sua vez de falar
Seja o moderador da reunião e torne o diálogo fluido e participativo. Ter atenção ao rumo da conversa e seguir a agenda sem impedir que os clientes remotos e não remotos se manifestem é essencial para conduzir reuniões mais produtivas.
Os clientes remotos sempre estarão confortáveis para falar, porque sabem que há um moderador que equilibra os ânimos e consegue direcionar os assuntos com facilidade.
Você vai perceber que ao moderar a conversa, obterá mais respostas do que perguntas.
Conduzir reuniões com conectividade: qual é a sua tecnologia para interligar clientes?
Conduzir reuniões sem tecnologia hoje em dia é impossível e se você quer incluir seus clientes remotos ao diálogo, invista em ferramentas de audioconferência e webconferência de alta qualidade.
Ferramentas de conferência especializadas possuem capacidade para reuniões com várias pessoas ao mesmo tempo, têm recurso de apresentações, bate-papo, chamadas por áudio e vídeo.
Já imaginou conduzir reuniões por webconferência? Essa interação supera qualquer barreira geográfica e de falta de tempo, dando espaço para o que mais importa: clientes participativos e resultados satisfatórios.
Siga essas dicas para conduzir reuniões e seus clientes sempre estarão em sintonia com você.