Como otimizar reuniões em equipe em 2017

Otimizar reuniões em equipe é uma tarefa que muitas empresas colocaram como estratégia para  2017

Otimizar reuniões em equipe é uma das bases de um negócio: potencializam as atividades realizadas para um melhor alcance de resultados.

Afinal, na transição de um ano para o outro, é natural que as empresas façam um balanço dos resultados e das decisões tomadas. Para isso tudo funcionar, fazer boas reuniões é essencial.

Potência total

As atividades são potencializadas quando as reuniões com o time são otimizadas.

Assim o impacto em todos os níveis da empresa é o de eficiência! Já que a comunicação não falha no meio do caminho e não atrapalha o desenvolvimento dos projetos.

Mas como otimizar reuniões em equipe para que 2017 seja recheado de resultados positivos?

Melhor meio de organização: agendas!

Independente do tamanho da empresa e da quantidade de pessoas que será preciso coordenar, ter agenda é essencial.

Não só para gerir reuniões em equipe, mas também atividades que serão desenvolvidas ao longo do tempo. Tudo isso fortalece o compromisso de cada membro com as metas a serem alcançadas.

Agenda diária, semanal ou mensal?!

Olha, não tem segredo: veja o perfil de sua empresa. Só assim saberá distribuir as funções e dar maior praticidade às reuniões de trabalho.

“Que tédio…”

Os encontros profissionais não devem ser cansativos e desperdício de tempo aos participantes.

Como solucionar este problema? Trabalhe com a agenda.

Se as reuniões com funcionários forem organizadas dessa maneira, com certeza os profissionais serão mais dinâmicos e motivados em suas posições.

Foco em soluções

Já vimos aqui que é comum haver reuniões de trabalho sem dinamismo.

Muitos são os fatores ligados a isso:

  • Falta de objetivos específicos;
  • Desentendimentos constantes;
  • Pouco tempo para conversar,
  • Tempo reduzido para ouvir a opinião de cada envolvido nos projetos.

Passo a passo para otimizar reuniões em equipe

1º Passo: Avance três casas

Tenha em mente que o primeiro passo é o objetivo. Ele se baseia em evitar que uma reunião de empresa termine sem resolução.

Ninguém gosta de se deslocar para uma reunião que não é nada produtiva, não é mesmo?

2º Passo: Chegada

Agora é hora de tomar decisões com mais segurança e envolvimento dos profissionais.

“E se houver discordâncias?”. Não há problema algum. É até bem importante que ideias opostas sejam discutidas.

Mas lembre-se: tem de haver uma resolução. Então todos precisam chegar em um consenso.

Pare de resistir às tecnologias

Não hesite em ser amigo das tecnologias. Ainda mais para a comunicação interna e externa, com funcionários, clientes e demais.

O receio de aderir ao mundo digital atrasa a ideia de otimizar reuniões em equipe, hein!

ATENÇÃO: Avalie a necessidade de certas tecnologias. Muitas delas podem não ser úteis ao dia a dia.

Melhores soluções tecnológicas

1. Lembretes

Uma boa oportunidade da tecnologia é usá-la para lembretes de reuniões, como envio de e-mails ou Intranet

.2. Telefone nem sempre é uma boa

Se você passa muito tempo ao telefone, é difícil otimizar o tempo com tantas pessoas para ligar… Está na hora de avaliar ferramentas que diminuem esse trabalho.

3. Reuniões à distância para JÁ

Como citado no item anterior, reuniões via telefone podem ser bastante cansativas…

Além disso, é preciso de movimentar até o ambiente do fornecedor, cliente e colaborador para debater ideias. Isso gera gastos de tempo e de dinheiro!

Para fazer reuniões à distância, nada melhor do que uma videoconferência.

Mais vantagens da videoconferência

Não basta:

  • Fazer chamada de vídeo por redes sociais,
  • Controlar para que ninguém se distraia com bate-papos com amigos ou entrando em sites nada a ver com a reunião.

Então quais as vantagens da videoconferêcia?

As principais são: tecnologia própria para otimizar reuniões em equipe à distância e desenvolvimento de projetos com todos os participantes engajados.

Isso tudo faz a maior diferença na rotina das empresas.

Ao aprimorar constantemente as reuniões em equipe, certeza de que o balanço de 2017 será muito bom!

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