Atenção secretárias: Tudo o que você precisa saber sobre audioconferência

A secretária do futuro é uma entusiasta de tecnologia e sabe muito sobre a facilidade da audioconferência. Você é assim?

A palavra reunião resume simplesmente a atividade que gera encontros com os mais variados tipos de contatos. Clientes, membros de equipe, colaboradores, fornecedores, usuários de serviços, compradores, técnicos e tantos outros que tornam uma empresa reconhecida e eficiente.

E como juntar todas essas pessoas ao mesmo tempo, sobretudo se estiverem em localizações opostas?  Se você é uma secretária responsável por criar essa ponte, sabe que ferramentas de colaboração fazem toda a diferença para levar o trabalho a outro nível de desempenho e resultados.

A audioconferência, modelo conhecido como conference call, é a ferramenta que você estava precisando e não sabia. Com ela, a questão de tempo, lugar e interatividade é resolvida. Independente de os participantes estarem do outro lado da cidade ou do mundo, a audioconferência  permite conectar a todos em uma sala virtual de forma simultânea.

É importante saber, entretanto, que a audioconferência utiliza alguns sistemas distintos, como o de linhas telefônicas, IP e Internet e cada um exigirá aplicações diferentes. Dependendo da empresa contratada, não será preciso fazer um investimento absurdo em inúmeros equipamentos, como discadores e aparelhos específicos para fazer ligações.

Esse serviço é feito para facilitar a rotina de trabalho, que em muitos casos, chamadas via telefone comum acontecem inúmeras vezes ao dia para várias pessoas ligadas ao mesmo projeto. E reunir todos os envolvidos em uma única chamada é muito mais dinâmico do que ligar para um de cada vez e depois juntar todas as respostas em relatórios.

Veja que o pedido de seu chefe de contatar um cliente importante não ficará por conta da sorte: da linha não falhar e do áudio razoável, principalmente quando a ligação é de longa distância. É muito melhor saber que o telefone não vai deixar ninguém na mão.

Isso porque sistemas desenvolvidos exclusivamente para este tipo de comunicação têm melhor funcionamento, principalmente no próprio áudio, livre de ruídos e interferências.

Independente da distância que os participantes estejam, não é necessário um lugar físico para acontecer. Através de números de telefone nacionais e internacionais, por exemplo, basta conversar com os outros participantes como se estivessem na mesma sala.

Pense como seria custoso não só em tempo, mas em gastos, ter que localizar uma pessoa que esteja fora da empresa, mas quando sua participação for essencial para o andamento de um projeto. Ou mesmo quando os funcionários que trabalham no sistema home office precisam ser contatados com urgência.

Com a participação de um grande número de pessoas, a conferência pode ser realizada com naturalidade. Pelo fato do espaço não ser físico, a reunião não irá se restringir a um baixo número de pessoas, mas, pelo contrário, irá possibilitar a presença de muitos participantes e ótimas trocas entre eles.

As pequenas e médias empresas são exemplo de que o fluxo de comunicação pode ser grande com espaços de trabalho compactos, embora os contatos cheguem aos 50 e cresçam rapidamente. Organizar reunião com todos não será difícil.

O custo de uma única chamada com vários participantes é menor do que o modelo comum de chamada telefônica. A fatura no final do mês vai pesar no bolso se no volume de ligações estiver inserido contatos fora do país. A audioconferência resolve esse problema. O valor cobrado é pelo plano escolhido e a vantagem de se economizar é ter vários participantes em uma única ligação.

Embora seja fácil de usar, este serviço conta com suporte técnico. Qualquer dúvida ou apoio na audioconferência é fornecido pelo suporte, que ficará disponível para apoiar em todo o processo de utilização.

Muitas pessoas desistem de contratar este serviço, porque não sabem como ele funciona e perdem a oportunidade de utilizar um meio muito eficaz de fazer conferência. Além de ser simples, o suporte oferecido fica à disposição de qualquer eventualidade.

A definição de “encontrar” alguém não se perde, até porque continua sendo uma reunião importante. As pessoas por trás de cada telefone ligado à sala de audioconferência têm o mesmo propósito de interagir e facilitar a comunicação que provavelmente levaria muitos dias para chegar a todos ao mesmo tempo pelos meios comuns.

E não há com o que se preocupar, o quesito profissionalismo ainda é o mesmo, pois a conferência é elevada a outro nível: o compromisso de cada um com o desenvolvimento do trabalho. Esta ferramenta de colaboração é desenvolvida para receber os mais variados tipos de conferência e por seu ambiente se adaptar a cada tipo de necessidade e dinamizar o tempo, naturalmente tem maior controle para que o foco não seja perdido.

O modelo de moderadores e convidados funciona tão bem quanto nas conferências comuns. Os participantes são divididos em convidados e moderadores, então, os líderes do evento têm total controle do que acontece durante a reunião e podem evitar situações desagradáveis como se estivessem vendo uns aos outros pessoalmente.

Uma das preocupações de quem nunca usou o serviço é se será possível controlar a sala virtual. A resposta nesse caso é “sim”. A plataforma usada fica sob o controle dos líderes ou moderadores como em uma sala presencial.

É possível saber quem entrou ou saiu da sala, se alguém está pedindo para fazer perguntas ou se tem algum material a compartilhar.

Seja qual for o tipo de evento: de negócios, para empresas, palestras, educativos, treinamentos, reuniões de conselho, cursos, a audioconferência suporta qualquer um deles e garante uma experiência até melhor, como se a sala fosse realmente física.

O problema de ter a linha ocupada por causa de uma conferência não acontecerá mais, pois este serviço oferece um número específico para evitar que todo o resto da empresa não consiga usar o telefone ou contatar alguém que estiver em conferência.

Claro, o que seria de uma conferência sem o compartilhamento de dados? Outras formas de compartilhamento podem ser integradas, o que seria normal, como se todos estivessem na mesma sala e precisassem trocar anotações, por exemplo.

Produtividade sem fronteiras: nem sempre um e-mail é respondido a tempo de uma grande decisão e o que atrapalha e muito a realização de alguns projetos é a dependência de contatos que estão muito distantes.

Mesmo um cliente de outro estado pode parecer muito longe se não conseguir corresponder às demandas de forma rápida. Então os obstáculos ficam de lado, basta marcar a reunião e começar a desenvolver projetos ou discutir assuntos.

A comunicação não fica nada a desejar: se o imediatismo das redes sociais e outras tecnologias proporcionam aproximar as pessoas, a audioconferência também.

Veja que em uma ligação telefônica comum – até por uma questão de evitar gastos com chamadas interurbanas e internacionais, – a conversa não tem a desenvoltura por vezes desejada e precisa ser interrompida.

Outras ligações acabam sendo necessárias, igualmente caras. Já a audioconferência permite que a conversa seja longa e com 100 participantes ou mais ao mesmo tempo, garantindo a todos a oportunidade de se manifestar durante o encontro.

Planos acessíveis de acordo com o perfil de cada empresa: Quanto maior for o volume de ligações e a necessidade de usar o modelo de conference call, as formas de pagamento serão ajustadas para que tanto a fornecedora do serviço quanto o contratante tenham desempenho satisfatório nas atividades desenvolvidas.

A frente da concorrência: muitas vezes a resistência em se adaptar às tecnologias impede o trabalho de ser mais eficiente. Uma vez que todas as empresas querem desenvolver o seu produto primeiro, chegar ao público antes da concorrência e conseguir a atenção por ser pioneiro.

Mas com a demora em desenvolver projetos pela dificuldade de reunir pessoas, essa vantagem é desperdiçada. A audioconferência resolve esse problema. Os participantes se encontram através de chamadas de áudio e nesse processo diminuem o tempo que levariam para resolver qualquer questão pendente ou criar ideias inovadoras.   

Segurança é um ponto chave. Outro motivo pelo qual algumas pessoas resistem a usar conference call é a preocupação com a segurança. Os participantes ou usuários só poderão acessar as salas de conferência através de senha e os dados trocados ficam em sigilo por parte da empresa que oferece o serviço.

E esse acesso pode acontecer de duas formas: os participantes ligam para o número fornecido e digitam uma senha ou uma pessoa faz a ligação e insere a todos na sala de conferência, sendo este um meio de controle de quem está presente.

Para não perder nenhuma informação, as reuniões podem ser gravadas e depois reproduzidas para permitir que ninguém perca os resultados ou assuntos trocados, serviço que pode ter custos adicionais. Essa opção garante que o material gravado seja usado em divulgações e para posterior criação de conteúdo.

A audioconferência é uma tecnologia de colaboração essencial na vida prática de qualquer empresa. E você, que fica diretamente responsável por fazer esse elo de comunicação, tem em mãos um meio eficiente e confiável.

Veja que contratar serviços ou pessoas é muito simples. Reunir grande número de contatos ou realizar reuniões demoradas não trará custos altos como na maneira comum de se telecomunicar. O custo x benefício faz essa opção valer a pena.

Na próxima vez que interligar pessoas, lembre-se: o seu trabalho nunca mais será o mesmo. Será melhor.