Equipes campeãs não nascem sozinhas: veja quais estratégias de reunião você pode adotar para melhorar palestras, reuniões de brainstorming, alinhamento e acompanhamento de projetos
A reunião era para definir as estratégias do ano na empresa. Mas então, em dado momento, você reparou que a equipe de comunicação estava falando sobre a tatuagem mais recente de um deles; a equipe de administração sobre investimento em ações da bolsa e o pessoal de TI sobre uma nova série de televisão. No fim das contas, você até tentou retomar o foco, mas saiu de lá sem estratégias alguma.
O cenário acima é distante demais para você?
Se for, que ótimo. Mas a verdade que dificilmente alguém não encara algo assim em algum momento da vida. O papel de um líder é justamente o de evitar que tais cenas ocorram e criar estratégias de reunião que sejam capazes de promover equipes campeãs.
Para estes líderes, uma reunião pode ser uma completa perda de tempo se não houver uma boa dose de planejamento, foco total em participação, de forma que, a partir de uma excelente comunicação, a reunião também gere engajamento e soluções criativas.
Foco em todo o processo
Tudo deve ser muito claro e nortear todo o conteúdo abordado para resultar em um conjunto de metas e estratégias muito bem definidas. Uma reunião onde os participantes saiam dela com o mesmo insumo que tinham antes de começá-la é tempo jogado no lixo.
Outras estratégias de reunião envolvem não apenas pensar no momento em que a reunião está ocorrendo, mas dedicar sim a maior parte do tempo para se anteceder e sua posterioridade.
A reunião em si pode ser sim um grande momento de produtividade se ela estiver focada em extrair resultados, mas somente isso não é suficiente para que as estratégias saiam do papel, e, por isso mesmo, é tão importante cuidar muito bem do planejamento inicial e manter um acompanhamento final.
No primeiro caso, o líder irá garantir quais serão os tópicos abordados e, durante a reunião, poderá garantir que a conversa não seja desviada para outros focos. Após a reunião, irá acompanhar a compreensão dos envolvidos e se estão trabalhando para que as metas sejam atingidas. A reunião formou, afinal, uma equipe campeã.
Confira abaixo 5 segredos das estratégias de reunião usadas pelos melhores diretores de empresas para gerar equipes campeãs:
1º segredo: Começar a reunião antes da reunião
Uma estratégia de reunião comum e que gera equipes campeãs é começá-la antes, quer dizer, com planejamento antecipado e otimização o tempo dedicado às reuniões. Tudo, claro, garantindo maior aproveitamento do tempo enquanto ela ocorre e evitando fazer deslocamentos desnecessários.
Entre as estratégias de reunião mais importantes, vale notar também que não se pode perder tanto tempo com o agendamento e com deslocamentos. Isso tudo é tempo improdutivo.
Se a agenda de sua equipe e de seus clientes não está batendo não fique emperrado em planejar o dia que você ou o cliente possam se deslocar: parta para um serviço de audioconferência ou webconferência imediatamente.
Além de você encontrar aí uma solução mais rápida para o agendamento, você ainda resolve suas pendências com mais urgência, não irá perder tempo com trânsito e poderá ser muito mais produtivo, com foco total nos resultados que pretende obter.
2º segredo: Conduzir participantes interativos e não espectadores
Claro que não é possível modificar a personalidade de cada colaborador. Alguns serão naturalmente mais ou menos falantes e mais ou menos participativos, isso envolve características pessoais, área de atuação e envolvimento da pessoa com o principal assunto da reunião: é natural que aqueles que estiverem diretamente envolvidos no objeto discutido participem mais que o restante.
Por outro lado, se você é quem está liderando a reunião, precisa ter uma boa ideia de quais informações precisará extrair enquanto a reunião acontece e como interagir de forma que tenha ao seu redor participantes e não espectadores.
Por isso, faça perguntas diretas para os colaboradores, crie envolvimento entre eles a partir do tema. É interessante que participantes de todas as áreas do projeto entendam exatamente seu papel e porque a presença deles foi requisitada naquela reunião.
Eles precisam, desde o começo, saber o que você espera deles ao tê-los convidado. Isso os levará a uma maior participação de forma natural, pois eles saberão exatamente o que precisam entender e o que precisam explicar.
Bons serviços de audioconferência e webconferência possuem soluções para enquetes e pesquisas, onde você pode levantar questionamentos que façam com que os participantes interajam mais. No final, você ainda poderá mensurar os melhores caminhos para conduzir os projetos da empresa.
Ao liderar uma reunião, direcione seus colaboradores, faça perguntas sem pressioná-los e crie um ambiente ameno, mas com um diálogo interessante do qual todos eles queiram participar ativamente.
3º segredo: Ter ciência que é ele quem está na liderança
Como dissemos anteriormente, é fundamental que, se você convidou os participantes, efetivamente lidere-os. Você poderá encontrar participantes interativos, por exemplo, no departamento de comunicação da empresa.
Mas de que adianta os participantes falarem muito se eles ficam saindo do foco, falando no momento inoportuno e desviando o assunto principal da reunião para conversas frívolas do dia a dia ou ainda que interessantes, sobre seu trabalho, aleatórias ao objetivo que a reunião pretende atingir?
Um bom diretor é aquele que “dirige” os processos empresarias e igualmente as reuniões. Ele sabe manter o foco e seriedade que a reunião exige e os momentos que deve deixar as ideias fluírem. Ele deve ser firme se as conversas precisarem de um teor mais analítico, ponderado e sem desvios.
Se as interrupções para perguntas enquanto você apresenta irão atrapalhar a sua linha de raciocínio, então abra um espaço para perguntas apenas no final da reunião, quando você der o comando.
Lembre-se: um líder não é rígido como um chefe, mas ele também não é frágil e sem autoridade. Um bom líder é flexível tal qual um bambu, que sabe se deslocar para a direção do vento, mas se mantém ali, sempre no centro.
4º segredo: Garantir uma comunicação fluida, com momentos de pausa para absorção
Mantenha uma comunicação fluida e objetiva com os participantes. Não se demonstre perdido com frases vagas e inacabadas, mas também não despeje tudo de uma vez. Mantenha uma velocidade dinâmica, mas com pausas na fala para que o conteúdo seja absorvido.
Você também pode, ao final da reunião, recapitular os tópicos mais importantes como uma forma de reforçar o conteúdo.
Votações, enquetes e espaços para perguntas e respostas ajudam a manter uma comunicação bidirecional, ao mesmo tempo que estabelecem momentos oportunos para as interrupções.
Caso sua reunião seja uma audioconferência ou uma webconferência e você precisar que sua mensagem seja completamente absorvida pelos participantes, você pode escolher uma funcionalidade de palestra e indicar que os participantes disquem o número para perguntas. Você poderá ver em sua tela quais participantes solicitaram a palavra e abrir o áudio quando desejar de forma individual.
É uma estratégia ótima para evitar que muitas pessoas falem ao mesmo tempo, interrompendo umas as outras e podendo desviarem-se do foco da reunião. Com a hora certa de falar, a comunicação fluirá muito bem, de forma focada, direcional, mas atingindo todo o grupo de participantes de forma horizontal.
5º segredo: Só encerrar quando tiver metas, estratégias e soluções definidas
Jamais perca de vista que a reunião precisa definir algo ou apontar soluções. Sair de uma reunião sem metas definidas é sinal de que a reunião foi improdutiva.
Há uma mensagem a ser comunicada e ela deve conduzir o grupo a algum destino. As reuniões indicam o caminho da jornada a ser percorrida para que o objetivo seja alcançado.
Antes de encerrar a reunião, certifique-se de ter conseguido esse “objetivo”: a mensagem foi compreendida pelos participantes? Eles mostraram engajamento para produzir os insumos que a empresa necessita? Você conseguiu dados para os relatórios que precisa com as enquetes?
Sistemas de audioconferência e webconferência de qualidade gravam estas informações para você. Em todo o caso, você precisa interpretar tanto a eles como aquilo que eles comunicam: o caminho adotado funciona ou é preciso estabelecer mudanças?
“As empresas que já o utilizam apresentam economia de até 80% em comparação ao custo com locação de espaços, viagens, coffee-break, deslocamentos e serviços suplementares”
Este, por exemplo, é um dado sobre os serviços de audioconferêcia e webconferêcia da ConferenciaCorp publicado no Jornal do Commercio.
Alguns gestores já descobriram nestes serviços não apenas grandes estratégias de reunião mais produtivas, mas mais econômicas também.
Como dissemos, é importante traçar metas, colher dados e igualmente saber interpretá-los. Qual a sua estratégia?