A produção de eventos é uma dor de cabeça para você? Confira como obter o melhor a seguir

A produção de eventos online segue passos parecidos de uma reunião presencial e, da mesma forma, é preciso se atentar a alguns detalhes que vão do planejamento à divulgação.

Por mais simples que um evento possa ser, o seu sucesso depende totalmente do cuidado com os detalhes. E você ainda irá descobrir que, mesmo após o encerramento, ainda há mais um passo.

Para não errar, veja quais são os mandamentos para produção de eventos e conquiste todos os resultados desejados!

1. Planejamento

É hora de colocar no papel todas as informações para a produção do evento começar. Nesse primeiro passo, você:

  • Defina o assunto, finalidade e abordagem:

É para educar, explicar, informar ou responder dúvidas? Linguagem simples ou conteúdo técnico?

  • Objetivos claros

Reter clientes, ganhar clientes, vender produtos e serviços?

  • Faça apresentações

Nada como um vídeo, infográficos ou imagens para dar mais dinâmica ao assunto escolhido.

  • Data, horário e tempo de duração

Estes detalhes sãos muito importantes! Escolha uma data que não irá convergir com outros eventos, mesmo que online. E uma duração que seja apropriada para o assunto escolhido.

  • Levantamento:

Para clientes, funcionários ou público em geral, pesquise o melhor dia e horário para todos. Conhecer sua audiência ajuda a não errar na produção de eventos.

  • Apresentadores preparados:

Quem vai falar com os participantes? Além de escolher o apresentador e/ou moderador, esta pessoa deve estar preparada, inclusive para responder perguntas.

  • Materiais de apoio:

Algum material de apoio será entregue antes ou depois do evento? Certifique-se de definir essa necessidade no planejamento da produção de eventos. Em caso positivo, documentos, planilhas, pesquisas, resumos ou estatísticas devem ser preparados com antecedência.

  • Convidados especiais:

​​​​​​​É na etapa do planejamento que você decidirá por contratar ou convidar profissionais para falar com os seus participantes. E isso terá um custo? Já adicione no tópico a seguir.

  • Orçamento:

Mesmo para produção de eventos online, alguns custos podem surgir, como na transmissão, divulgação e nos preparativos dos materiais. Verifique um valor acessível e garanta um evento online bem assessorado.

  • Ao vivo ou gravado?

​​​​​​​É no planejamento que você também decide a melhor forma de transmitir o seu evento.

Produção de Eventos

2. Tecnologia especializada na transmissão de eventos online

Na produção de eventos online, escolher um meio de transmissão especializado é parte obrigatória. A qualidade com a qual você irá alcançar cada pessoa ao redor do mundo importa.

Use o Webcast:

  • Desenvolvido para a transmissão de eventos online ao vivo ou gravado;
  • Acesso fácil por link com ou sem identificação;
  • Apresentações de slides;
  • Perguntas e respostas em tempo real com os participantes;
  • Interface customizável;
  • Pesquisa de satisfação,
  • Relatórios de participação.

3.  Forma de acesso ao evento

Depois de escolher o meio de transmissão, pense na forma de acesso como uma finalidade de cadastro ou contatos futuros:

  • Solicite nome completo e e-mail para novos convites de eventos;
  • Nome do participante, empresa e telefone para possíveis vendas ou propostas de negócios,
  • Mantenha relacionamento profissional e informe as novidades.

4. Canais de comunicação acessíveis

Os participantes sabem qual a forma de se comunicar com a empresa e tirar dúvidas sobre o evento? O sucesso da produção de eventos online depende desses canais, como um e-mail ou um telefone disponível para que não ocorram desentendimentos.

5. Prazo para finalizar o evento

Determine um prazo para que todos os detalhes sejam resolvidos. Evite deixar preparativos para muito perto da data do evento. Esta é uma maneira de atender imprevistos em período confortável.

Então, comece antes; e comece cedo!

6. Não existe produção de eventos sem divulgação

Muito bem, você já pode divulgar o seu evento!

Esse passo deve ser pensado no tipo de participantes que você deseja alcançar:

  • São funcionários da empresa: envie e-mails ou converse pessoalmente com as equipes;
  • São clientes nacionais e internacionais: vale fazer uma audioconferência, mandar convites personalizados pelo correio ou mandar e-mails para fazer o convite,
  • Evento aberto ao público em geral: Pense onde o seu público está e chegue até ele pelas redes sociais e e-mail.

O tipo de divulgação também vai depender do seu orçamento, necessidades e perfil do seu público. Se você não pensar esses detalhes, o público esperado pode não ser alcançado.

7.  Relatórios do evento

Relatórios emitidos pelo Webcast ajudam a acompanhar como foi a participação do seu evento. Esses dados ajudam a gerar estratégias para as próximas atividades.

8. Feedback dos participantes

O feedback dos participantes é um aliado da produção de eventos. Quais foram os erros e os acertos? Inclua os funcionários para responder essa pergunta.

Quanto mais detalhes forem corrigidos nos próximos, seus eventos serão cada vez melhores.

9. Checklist

Faça uma checklist e volte ao primeiro item, está tudo certo?

Com esses mandamentos essenciais, a produção de eventos da sua empresa estará sempre a frente!